Evaluación de desempeño - Proceso general
Evaluación de desempeño brinda la posibilidad que el manager pueda evaluar a sus empleados en un periodo de tiempo establecido por la Empresa. Se podrán ver gráficos y descargar reportes pudiéndolos comparar con años anteriores.
Tanto los managers como los empleados podrán solicitar y dar feedback entre sí y entre distintos colaboradores.
El empleado podrá cargar sus objetivos, también el manager podrá cargarle objetivos o la empresa puede asignarle competencias (objetivos) para luego ser evaluados por sus respectivos managers.
Tanto el proceso de desempeño y de feedback participarán bajo flujos de distintas acciones entre empleados y su manager.
Proceso general de la Evaluación de desempeño
Proceso 1 (Asignación de managers y aprobadores a legajos):
Para comenzar a utilizar el módulo de Evaluación de desempeño, es requisito:
- Tener legajos cargados y con su correspondiente mail para que le lleguen las notificaciones.
- Asignar legajos a cada Manager, conformando así un equipo que será evaluado.
- Asignar legajos a aprobadores, quienes serán los encargados de aprobar, devolver o rechazar objetivos cuando el manager no se encuentre disponible.
- Al terminar con los pasos anteriores, se deberán publicar los cambios para que éstos se vean reflejados en el Portal del Empleado.
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Cada uno de los subprocesos mencionados, serán explicados en el presente manual en la sección “Configuración desde OnPremise”
Proceso 2 (Creación de ciclo, etapas y objetivos generales):
Una vez que se configuran los mails de los empleados y se le asignan Manager o Aprobadores desde OnPremise, desde el portal, el usuario con perfil Empresa crea un ciclo de evaluación y deberá cumplimentar los siguientes subprocesos:
- Crear el ciclo (período), en el cual va a evaluarse el desempeño de los empleados.
- Crear las etapas que componen el ciclo creado en el punto 1. Cada etapa del ciclo, tendrá un período de duración en el cual se podrá hacer la acción que le corresponda. En el caso que se quiera realizar dichas acciones pasada la fecha de finalización de la etapa, se podrá llevar a cabo, siempre y cuando, la etapa tenga activado el toogle “Cambios fuera de período”. Siendo así, el sistema permitirá ejercer la acción hasta la fecha de finalización del ciclo.
- Las etapas que se deben definir en un ciclo son:
- Definición de objetivos
- Aprobación de objetivos
- Revisión de objetivos
- Autoevaluación
- Evaluación
- Feedback
- Cierre
- Optativamente se podrán crear las competencias (objetivos generales) que serán asignados a los empleados para el ciclo que se ha creado en el punto 1. Una vez que se definieron las etapas, se deberá colocar el Ciclo en estado “En Progreso”.
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Cada uno de los subprocesos mencionados, serán explicados en el presente manual en la sección “OnBalance - Evaluación de desempeño (Empresa)”
Proceso 3 (creación y autoevaluación de objetivos por parte del empleado):
Una vez que el ciclo fue creado y puesto en estado “En Progreso” por la Empresa, los usuarios con perfil Empleado, podrán ver los objetivos creados por la empresa y por los managers (flujo rojo del gráfico) como así también podrán crear sus propios objetivos para el período actual. Los subprocesos que acompañan y deben ser cumplimentados son:
- El empleado visualizará los objetivos impuestos por la empresa y por el manager.
- Crear o importar de períodos previos, objetivos para el ciclo actual. Cada objetivo creado deberá ser comunicado hacia el manager y aprobado por éste último. La creación de objetivos está condicionada al período de dicha etapa definida por la empresa.
- Autoevaluar objetivos, cuando la etapa configurada por la empresa para dicho subproceso, esté habilitada. La autoevaluación, por parte del empleado, de todos los objetivos habilitará la calificación final de la misma y comunicación de ésta hacia el manager.
- Finalmente, obtenida la calificación final del manager, y habilitada la etapa de cierre por la empresa, se podrá realizar el cierre de evaluación de los objetivos.
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Cada uno de los subprocesos mencionados, serán explicados en el presente manual en la sección “OnBalance - Evaluación de desempeño (Empleado)”
Proceso 4 (creación y evaluación de objetivos por parte del Manager):
Una vez que el ciclo fue creado por la Empresa y puesto en estado “En Progreso”, los usuarios con perfil Manager, podrán ver los objetivos de cada uno de los empleados de su equipo para el período actual. Los subprocesos que acompañan y deben ser cumplimentados son:
- Crear o importar de períodos previos, objetivos para los empleados del equipo que serán evaluados en el ciclo actual. Cada objetivo creado será confirmado y automáticamente puesto a disposición de cada empleado. La creación de objetivos está condicionada al período de dicha etapa definida por la empresa.
- Aprobar, Devolver o Rechazar los objetivos creados por cada empleado del equipo, funciones que deberá ser llevada a cabo por el manager. Estas acciones estarán condicionadas al período de la etapa de Revisión de objetivos definida por la empresa.
- Evaluar objetivos, cuando la etapa configurada por la empresa para dicho subproceso, esté habilitada. La evaluación de todos los objetivos habilitará la calificación final de la misma y comunicación de ésta hacia el empleado.
- Finalmente, obtenida la calificación final del manager, y habilitada la etapa de cierre de por la empresa, se podrá realizar el cierre de evaluación de los objetivos.
Proceso 2 (cierre de ciclo):
Punto 4. Finalmente, cuando las evaluaciones fueron cerradas por los Empleados o por los Managers, se podrá realizar el cierre de ciclo. En el caso que no se haya realizado el cierre de evaluaciones por parte del empleado o manager, el usuario con perfil empresa, podrá forzar dicho cierre desde el mismo subproceso.
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Cada uno de los subprocesos mencionados, serán explicados en el presente manual en la sección “OnBalance - Evaluación de desempeño (Manager)”
Transición de estados de los objetivos
Transición 1:
Ocurre cuando el Empleado crea o importa objetivos nuevos. En ésta instancia los objetivos quedan en estado “A confirmar” y deben ser notificados al manager para su aprobación, devolución o rechazo. Los objetivos creados por la empresa o por el manager directamente se crean en estado “Confirmado”
Transición 2:
Esta instancia ocurre cuando el manager debe aprobar, devolver o rechazar un objetivo.
- Si lo aprueba, el objetivo queda en estado “Confirmado”
- Si lo rechaza, el objetivo queda en estado “Rechazado”
- Si lo devuelve, el objetivo vuelve al circuito de aprobación Transición 3, podrá ser editado por el empleado y vuelto a enviar al manager para su aprobación. (Flujo amarillo)
Transición 4:
En esta instancia no se cambia de estado, consiste en poder eliminar un objetivo cuyo estado se encuentra en “Confirmado”, “Rechazado” o “Devuelto”.
Transición 5:
Ocurre cuando el Empleado autoevalúa todos los objetivos en estado “Confirmados” (flujo verde) que tiene asignados y haya ingresado una calificación final a la autoevaluación. Terminando el proceso informando al manager.
Transición 6:
Ocurre cuando el Manager evalúa todos los objetivos en estado “Autoevaluado” que tiene asignado un empleado del equipo y haya ingresado una calificación final a la evaluación. Terminando el proceso informando al empleado.
Con ésta última transición el manager o el empleado puede cerrar su evaluación.
Excepciones:
- El manager puede cerrar la evaluación de un empleado y éste no haber autoevaluado.
- El manager puede cerrar la evaluación de un empleado sin haberlo evaluado.
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La disponibilidad de alguna o todas estas funcionalidades depende del contrato de OnBalance de su empleador, y/o configuración.