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This article applies to:

  • producto: onesource-global-trade
  • Sub-Product: os-administration

¿Cómo registrar y gestionar usuarios?

Para las soluciones
ONESOURCE Global Trade Next
, los usuarios desempeñan un rol fundamental. Son los responsables de operar el sistema en los procesos de comercio exterior y actúan según sus funciones específicas dentro del sistema. El registro de usuarios es un elemento clave para garantizar la seguridad y eficiencia en la utilización del sistema, además de permitir el acceso a los diversos módulos, configurar la información personal y de cuenta, y la asociación con entidades del sistema.
La administración de los usuarios no solo asegura la protección de los datos, sino que también permite jerarquizar el acceso al sistema al diferenciar, por ejemplo, a un key-user (usuario administrador en la empresa) de un usuario común (colaborador designado para operar una de las fases del flujo de comercio exterior.). Este proceso de registro es esencial, ya que sin este no pueden operarse los módulos del sistema. Además, mediante la pantalla
Registro de Usuarios
, se puede
registrar
 nuevos usuarios,
editar
 y
excluir
 registros de usuarios. La disponibilidad de estos recursos dependerá del tipo do usuario que está utilizando el sistema.

Registrando un nuevo usuario

  1. Ingrese al menú
    Datos Maestros > Seguridad > Usuarios
    .
  2. Haga clic en
    Añadir
    .
  3. De acuerdo con las definiciones, complete los campos de las pestañas de la pantalla
    Crear registro de Usuarios
    :
    • Datos
      • Login:
        Nombre de acceso que posibilita entrar al sistema:
        important
        Cada usuario debe poseer un login diferente. No es posible registrar más de un usuario con el mismo login.
      • Nombre
         Nombre completo del usuario.
      • Correo Electrónico
         Esta es la dirección de correo electrónico por la cual el usuario recibirá mensajes del sistema. Además, en casos de alteración de contraseña, es usado para enviar una contraseña temporal. Para usar el Single Sign-On (SSO), complete este campo con una dirección de correo electrónico válida y exclusiva.
        important
        Solamente correos electrónicos Thomson Reuters son aceptados en el registro de usuarios del tipo
        Soporte
        .
      • Registro de Persona Física
         Número del registro de persona física del usuario.
      • Departamento
         Nombre del departamento de la empresa en que el usuario trabaja.
      • Cargo
         Nombre de la posición que el usuario ocupa en la empresa.
      • Teléfono
         Número de teléfono del usuario.
      • Extensión
         Número de la extensión del usuario.
      • Fax
         Número del fax del usuario.
      • Adicional
         Informaciones adicionales.
      • Idioma
         Idioma del usuario.
      • Activo
         Si esta opción es marcada, la cuenta del usuario será activada y él podrá acceder al sistema mientras esté activo.
      • Bloqueado
         Si esta opción es marcada, la cuenta del usuario será bloqueada y él no conseguirá acceder al sistema mientras esté bloqueado.
      • Autenticación por SSO
         Cuando activada, esta opción significa que el usuario solo puede acceder al ONESOURCE™ Global Trade usando un único login a través del SSO (Inicio de Sesión Único). No será posible hacer login en el sistema insertando manualmente un nombre de usuario y contraseña.
      • Tipo de Usuario:
        En este campo es elegido el tipo de usuario para el cual son válidas cada definición: Administrador Interno, Común, Interfaz, Solo Lectura, Soporte.
      • La contraseña del usuario nunca se vence
         Si esta opción es marcada, la contraseña registrada para el usuario será definitiva y nunca precisará ser cambiada.
        tip
        La gestión de las contraseñas de los usuarios es responsabilidad
        exclusiva
         de la empresa. Identifique a los responsables de esta gestión y emplee políticas que garanticen la seguridad de la información.
      • El usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión
         Si esta opción es marcada, el usuario será obligado a cambiar de contraseña en la próxima tentativa de inicio de sesión en el sistema. Por defecto, todo usuario registrado precisa alterar la contraseña en el primer inicio de sesión. Si prefiere, utilice la opción
        Olvidé mi contraseña
         en la pantalla de inicio de sesión del sistema para alterar su contraseña.
        important
        Este campo no puede ser marcado si el campo
        El usuario no puede cambiar la contraseña
         está marcado.
      • El usuario no puede cambiar la contraseña
         Si esta opción es marcada, la alteración de contraseña por el usuario no será permitida, o sea, el usuario no podrá utilizar la opción "Alterar Contraseña" encontrada en la pantalla de inicio de sesión del sistema.
      • Número de intentos de inicio de sesión
         Número de tentativas de inicio de sesión del usuario.
      • Fecha de modificación de contraseña
         Fecha de la última vez que la contraseña del usuario fue alterada.
      • Último acceso
         Fecha y hora del último acceso del usuario.
      • Usuario
         Nombre del usuario responsable por la última actualización del registro.
      • Fecha
         Fecha y hora de la última actualización del registro.
      • Grupos asociados
         Haga clic en:
      • Añadir
         para asociar un grupo al usuario.
      • Eliminar Todos
         para eliminar un grupo asociado.
      • Exportar
         para hacer download de los grupos asociados.
        important
        • Si el usuario es registrado sin ser asociado a un grupo, él no conseguirá hacer login en el sistema. Y, para exportar los datos de todas las líneas de la tabla, no es necesario marcarlas.
        • Los datos de la tabla se pueden organizar a través de los botones
          Ocultar Filtros
           ,
          Mostrar Agrupador
           y
          Mostrar/Ocultar columnas
           . Para aprender a utilizarlos, consulte el artículo tablas.
    • Socios
       Haga clic en:
      • Añadir
         para vincular un socio al registro del usuario.
      • Importar Socios
         para importar de una vez los socios vinculados al grupo del cual el usuario hace parte.
      • Exportar
         para hacer download de los socios vinculados al registro del usuario.
      Informe el código del socio, la descripción y la función del socio. Importante resaltar que apenas un socio puede ser marcado como padrón ("default").
      tip
      Los datos de la tabla se pueden organizar a través de los botones
      Ocultar Filtros
       ,
      Mostrar Agrupador
       y
      Mostrar/Ocultar columnas
       . Para aprender a utilizarlos, consulte el artículo tablas.
  4. Haga clic en
    Guardar
     para realizar el registro del usuario. Automáticamente se envía un correo electrónico con la contraseña temporal al usuario registrado.
En los módulos de
ONESOURCE™ Global Trade Next
, cada usuario debe tener un inicio de sesión único; no está permitido registrar dos usuarios con el mismo nombre de usuario, incluso si tienen características y datos diferentes. Además, no es posible utilizar el mismo usuario para acceder simultáneamente a los módulos en diferentes equipos, ya que, por defecto, las cuentas no tienen permiso para sesiones concurrentes. Si es necesario revisar esta política, la recomendación es consultar al administrador del sistema.
Si, al intentar acceder a
ONESOURCE™ Global Trade Next
, el sistema indica que el usuario no está registrado, verifique si el registro del usuario fue creado correctamente en el sistema. En caso de que el usuario ya esté registrado pero no pueda visualizar módulos disponibles para selección, la causa más probable es la ausencia de vínculo de ese usuario a un grupo. Para resolver, acceda al registro del usuario y verifique si hay asociación a por lo menos un grupo activo con los permisos adecuados para los módulos deseados. Después de guardar los cambios, intente nuevamente el acceso. Se recomienda también asegurar, en el momento del registro, la unicidad del campo login y mantener registros de auditoría de cambios de grupos y permisos para facilitar el soporte.

Tipos de usuario

El
tipo de usuario
 determina qué funcionalidades y accesos están disponibles tras iniciar sesión en la aplicación
ONESOURCE™ Global Trade
. Cualquier usuario con acceso a la pantalla de
Registro de Usuarios
 puede visualizar todos los registros registrados, sin restricción de lectura. Sin embargo, las operaciones de creación, edición y eliminación siguen reglas específicas por perfil. El
Administrador Interno
 es un tipo especial que omite todas las verificaciones de derechos de acceso y es el único perfil autorizado para crear, editar o eliminar registros de los tipos
Administrador Interno
 y
Soporte
. Los cinco tipos de usuarios disponibles son:
Tipo de usuario
¿Cuál es el nivel de acceso de este tipo de usuario?
¿Este tipo de usuario puede registrar usuarios?
Administrador Interno
Este es el único tipo de usuario que tiene control sobre los datos de seguridad de todos los tipos de usuario del sistema. El administrador interno solo tiene acceso a los menús del sistema relacionados a la gestión de grupos e usuarios. Recuerda: la cuenta del administrador interno “ADMTR” es de uso exclusivo de Thomson Reuters.
important
Los servidores de correo electrónico de los Cambios (Exportación e Importación) deben ser gestionados por In Out, Export e Import
Sí. Puede crear, modificar y borrar registros de usuarios de todos los tipos. Solo el administrador interno puede registrar nuevos usuarios de los tipos
Administrador Interno, Interfaz
 y
Soporte
.
Común
Este tipo de usuario es indicado para quienes utilizan la aplicación diariamente para llevar a cabo los procesos de comercio exterior. Este usuario tiene acceso a los menús del sistema según los permisos de acceso de sus grupos asociados.
Sí. De acuerdo con los permisos de acceso de sus grupos asociados, puede crear, modificar y borrar registros de usuarios de los tipos
Común
 y
Solo Lectura
.
Interfaz
Este tipo de usuario es recomendado para los responsables de ejecutar las interfaces mediante web services. Este usuario no hace el login en la aplicación.
No. No hace el login en la aplicación.
Solo Lectura
Este tipo de usuario es indicado para quienes solo necesitan consultar datos registrados en la aplicación. Este usuario tiene acceso a los menús del sistema según los permisos de acceso de sus grupos asociados.
No. De acuerdo con los permisos de acceso de sus grupos asociados, solo puede consultar los registros de usuarios de los tipos
Común
 y de los demás usuarios
Solo Lectura
.
Soporte
Este tipo de usuario es de uso exclusivo de los analistas de soporte de Thomson Reuters. Este usuario tiene acceso a los menús del sistema según los permisos de acceso de sus grupos asociados.
important
Se requiere ingresar un correo electrónico de dominio Thomson Reuters en el registro de este tipo de usuario. La primera vez que realice el login en la aplicación, este usuario debe ingresar la contraseña temporal (con validez de una hora) que se envió a ese correo electrónico.
Sí, de acuerdo con los permisos de acceso de sus grupos asociados, puede crear, modificar y borrar registros de usuarios de los tipos "Común" y "Solo Lectura".
important
Los usuarios
Comunes
 y de
Solo Lectura
 necesitan ser licenciados.
Considerando este tipo, el
administrador interno
 debe configurar los
permisos de acceso
 para controlar qué pueden hacer los usuarios en el sistema. Por ejemplo, para que un usuario
común
 o
de soporte
 pueda configurar widgets, debe ser asociado a un grupo que tenga el permiso
Datos Maestros – Widgets – Configuraciones Widgets
 de la generación desktop de ONESOURCE™ Global Trade. Los permisos de acceso controlan la capacidad de consultar, incluir, modificar, borrar, imprimir y actuar registros.

Editando usuario

  1. Ingrese al menú
    Datos Maestros > Seguridad > Usuarios
    .
  2. En
    Lista de Usuarios
    , seleccione el login del usuario cuyo registro desea cambiar.
    • Los usuarios registrados se muestran según el
      tipo de usuario
       que está utilizando el sistema.
    • Para encontrar con mayor rapidez el usuario que desea, utilice el campo de filtro disponible en cada columna de la tabla de resultados.
  3. Haga clic en
    Editar
     .
  4. Una vez habilitados los campos editables, realice las modificaciones necesarias.
  5. Haga clic en
    Guardar
     y se actualizará el registro del usuario.
El cadastro del usuario será actualizado.
important
Para modificar la contraseña de acceso del usuario, siga este paso a paso:
  1. En la página de inicio de sesión, haga clic en
    ¿Olvidó su contraseña?
    .
  2. Un mensaje informará que una contraseña temporal será enviada a su correo electrónico (válida por 1 hora).
  3. Confirme la operación. Asegúrese de que el correo electrónico registrado en el sistema sea correcto, ya que la contraseña temporal será enviada a esa dirección.
  4. Acceda a su correo electrónico y copie la contraseña temporal recibida.
  5. Inicie sesión en
    ONESOURCE™ Global Trade Next
     utilizando la contraseña temporal.
  6. Automáticamente se mostrará una ventana solicitando el registro de una nueva contraseña. Complete los campos y confirme la operación.
  7. Después de la confirmación, la nueva contraseña estará activa y podrá ser utilizada en los próximos accesos.

Eliminando usuarios

Si el usuario aún no ha realizado el primer inicio de sesión en la aplicación ONESOURCE™ Global Trade Next. Para eliminar un usuario, seleccione el usuario cuyo registro desee eliminar y haga clic en el botón .

Cuenta bloqueada

Si al intentar ingresar en la solución
ONESOURCE™ Global Trade Next
 con su usuario el sistema señala “bloqueo de cuenta”, probablemente transcurrió un largo período sin que el usuario intentara conectarse al sistema.
La cuenta también pudo haber sido bloqueada después de que el usuario intentara conectarse varias veces con errores en el ingreso de la contraseña.

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