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  • producto: onesource-global-trade
  • Sub-Product: master-data

¿Cómo registrar y configurar socios?

El
registro de socios
, así como el regular mantenimiento/actualización de sus datos (identificación, dirección, funciones, contactos), es esencial para el funcionamiento del sistema, principalmente, pero no exclusivamente, para los módulos operativos, como los módulos de importación y exportación. El registro de socios engloba a todos los socios de negocios, generalmente empresas y/o profesionales especializados, involucrados en las ope-raciones de los procesos de importación/exportación de mercancías y servicios. Incluye, además de los propios importadores y exportadores, el registro de todos los demás players en el proceso, como despachantes aduane-ros, agentes de carga, aseguradoras, transportadoras, bancos, entre otros (prestadores de servicios, clientes, pro-veedores y acreedores).
Mantener a los socios actualizados es crucial, porque a lo largo de las etapas de un proceso de importación/ex-portación, será necesario que, a partir de los registros existentes en el sistema, usted designe o confirme los datos (código, nombre y función) de cada socio, pertinentes/aplicables a cada uno de los documentos o entidades del sistema. Además, muchos de los socios catalogados están mencionados en otros registros y configuraciones del sistema, como a título de acreedores, en el
registro de tipos de gastos
.
Un socio podrá tener y desempeñar más de una función (papel) en la operación, como el típico es-cenario en que el socio en cuestión es, al mismo tiempo, proveedor y fabricante de los artículos requeridos en una determinada orden de importación. Sin embargo, un mismo socio no podrá ejercer simultáneamente ciertas funciones. Para verificar cuáles son las funciones de socios disponibles en el sistema, acceda al
registro de función socio
.
important
Antes de registrar socios, se recomienda que ya haya registrado la organización, para un llenado más completo y preciso. Además, si el sistema está integrado al sistema corpora-tivo/ERP de la empresa, se recomienda que los datos de los socios se actualicen automática y exclu-sivamente a través de la interfaz específica para ese fin, a partir de los eventos de actualización de estos mismos datos (datos maestros) en su origen, asegurando así la consistencia de la información del registro.

Registrando un socio

  1. Acceda al menú
    Datos Maestros > Socios > Socios
    .
  2. Haga clic en
    Añadir
     .
  3. En la pantalla de registro, haga clic en las pestañas y complete los campos de la siguiente forma:
    • Socio
      : Informe los datos de
      identificación
       y
      dirección
       del socio, como
      Código
      ,
      Nombre de la Empresa
       y
      país
      .
    • Funciones Ejercidas
      En esta pestaña encontrará dos tablas:
      • Funciones a ejercer
        • Añadir/Borrar una función
          : para atribuir funciones a un socio, haga clic en
          Añadir
           . Seleccione la
          función
           deseada, indique si el socio está
          activo
           en esa función y
          guarde
           sus cambios. La función será entonces añadida a la tabla. Si desea remover una función, solo haga clic en
          Borrar
           . Al elegir una función, un código es generado automáticamente y algunos campos en la pestaña
          Datos Adicionales
           son liberados para completar. Recuerde que algunas funciones no pueden ser combinadas.
        • Editar una función
          : para alterar una función, haga clic en
          Editar
           .
        • Exportar funciones
          : para descargar un archivo Excel conteniendo las informaciones de las funciones añadidas, haga clic en
          Exportar
           .
      • Organizaciones
        • Añadir/Borrar una organización
          : para asociar un socio a una organización, haga clic en
          Añadir
           . Elija la
          organización
           deseada y
          guarde
          . Esto vinculará el socio a la organización seleccionada. Si desea remover una organización, haga clic en
          Borrar
           .
        • Exportar organizaciones
          : para descargar un archivo Excel conteniendo las informaciones de las organizaciones añadidas, haga clic en
          Exportar
           .
      De esta forma, cada
      organización
       en el sistema tiene sus propios
      socios
      , y un
      socio
       puede asociarse a varias
      organizaciones
      . Este vínculo es esencial para identificar cuáles
      socios
       están asociados a cuáles
      organizaciones
       durante operaciones de exportación o importación. Además, esta asociación garantiza seguridad, permitiendo que solo los usuarios autorizados visualicen a los
      socios
       relacionados a una
      organización
       específica.
    • Pestaña
      Contactos
      : esta pestaña es donde puede añadir y gestionar información de contacto relacionada con el socio. Esto incluye
      e-mails
      ,
      teléfonos
      ,
      direcciones
       y otros detalles importantes que pueden ser relevantes durante las fases de importación y exportación. Generalmente, estos contactos se discriminan por departamentos o funciones en la empresa.
      • Añadir/Borrar un contacto
        : para incluir un nuevo contacto, haga clic en
        Añadir
         . Seleccione la
        función del contacto en el socio
         y agregue datos como
        nombre
        ,
        teléfono
         y
        e-mail
        . El contacto se añadirá a la tabla. Si desea eliminar un contacto, solo haga clic en
        Borrar
         .
        note
        Las opciones que se muestran en el campo
        Función Socio
        deben registrarse previamente en el menú
        Datos Maestros > Socios > Función Contacto
         de la generación anterior del módulo.
      • Editar un contacto
        : para modificar un contacto, haga clic en
        Editar
         .
      • Exportar contactos
        : para bajar un archivo Excel que contenga la información de los contactos agregados, haga clic en
        Exportar
         .
    • Pestaña
      Operador Extranjero
      : la pestaña de datos del operador extranjero es exclusiva de la localización Brasil. Contiene datos sobre el registro y estado del socio en cuestión como operador/interviniente extranjero, según los moldes del Catálogo de Intervinientes Extranjeros del Portal Único Siscomex, con el cual existe integración. Vea las informaciones a seguir:
      • Campo TIN (
        Trader Identification Number
        )
        : para comenzar, informe el
        TIN
         del operador. El
        TIN
         es el número de identificación exclusivo del operador extranjero en el Portal Único. Si el
        TIN
         es alterado, esto generará una pendencia de envío del operador para el Portal Único y el cambio será registrado en el historial del operador.
      • Tabla de Identificaciones Adicionales
        : para incluir identificaciones extras del operador, haga clic en
        Adicionar
        , inserte el número de la identificación adicional del operador extranjero y seleccione la agencia emisora correspondiente. Es posible asociar el socio operador a diversos registros de números y agencias, siempre que no haya duplicación. Si necesita remover una identificación, haga clic en
        Excluir
        . Para descargar un archivo Excel con las identificaciones adicionadas, haga clic en el botón
        Exportar
        .
      • Tabla de Historial Operador Extranjero
        : esta tabla presenta las siguientes informaciones:
        • Seleccionar
          : permite escoger los operadores extranjeros activos y enviados al Portal que desea desactivar. Cada línea representa un operador.
        • CNPJ Raíz
          : exhibe el CNPJ Raíz vinculado a la organización del operador extranjero.
        • Organización
          : muestra la organización asociada al operador extranjero. Para vincular otras organizaciones, agréguelas en la pestaña
          Funciones Ejercidas
           y guarde el registro. Si estas organizaciones estuvieren asociadas a los CNPJs Raíz del operador, serán automáticamente adicionadas al historial, generando una pendencia de envío. La columna
          Versión
           será llenada solamente después del envío del operador al Portal.
          important
          Al desvincular una
          organización
           de un socio, el sistema verifica si existen pendencias no enviadas para el Portal Único. Si las hay, esas pendencias son automáticamente removidas de la pantalla
          Enviar/Consultar
          . Sin embargo, pendencias relacionadas a otras
          organizaciones
           con
          CNPJs Raíz
           diferentes, que ya fueron enviadas, permanecerán en el sistema hasta ser procesadas con éxito.
          Si todas las
          organizaciones
           vinculadas a un socio activo en el registro de
          Operadores Extranjeros
           del Portal Único son removidas, el sistema generará una pendencia de desactivación para los
          CNPJs Raíz
           de esas organizaciones. Sin embargo, si por lo menos una organización con el mismo CNPJ Raíz aún estuviere asociada, la desactivación no ocurrirá.
          Caso la
          organización
           sea adicionada nuevamente antes del envío de la pendencia de desactivación al Portal, la pendencia será cancelada, manteniendo el socio activo. La
          organización
           removida continuará apareciendo en el
          historial
          , pues fue ella quien inicialmente activó el
          operador extranjero
          . El
          CNPJ Raíz
           será exhibido en la pantalla de envío de pendencia al Portal.
        • Situación
          : se refiere al estado del operador en el Portal Único. Si
          activado
          , el operador está disponible para uso y ya fue enviado al Portal Único. Si
          desactivado
          , el operador no está disponible para uso.
        • Enviado al Portal
          : indica si el operador ya fue enviado al Portal Único. Si la información es "No", esto significa que los datos aún no fueron actualizados en el Portal Único y necesitan ser enviados.
        • Código
          : exhibe una secuencia alfanumérica generada automáticamente por el Portal Único durante la creación del operador. No puede ser editado. Para operadores creados antes de que el campo
          Código
           fuera disponibilizado, este código es derivado del
          TIN
           Número de Identificación Fiscal).
        • Versión
          : muestra la versión actual del operador en el Portal Único.
        • País
          : exhibe el país del operador extranjero. Es válido resaltar que alterar el país en la pestaña
          Datos Socio
           genera pendencias para desactivar el operador en el país anterior y activarlo en el nuevo país. El nuevo operador será vinculado a todos los Catálogos de Productos activos asociados al operador desactivado. Si la alteración es revertida antes del envío, las pendencias serán eliminadas y los vínculos reestablecidos.
        • Exportar Historial
          : para descargar un archivo Excel conteniendo las informaciones del historial, haga clic en
          Exportar
          .
      Además, en los botones de
      acción
      , es posible:
      • Consultar Historial
        :
         puede consultar el historial del operador haciendo clic en
        Historial
         .
      • Desactivar Operador Extranjero
        : cuando selecciona una línea en la tabla donde la
        Situación
         del operador es "Activado" y él ya fue enviado para el Portal Único, al hacer clic en el botón
        Desactivar Operador Extranjero
        , el operador extranjero será desactivado en el sistema. La
        Situación
         cambiará para "Desactivado", y él quedará pendiente en la pantalla
        Enviar/Consultar Catálogo de Productos y Operador Extranjero
        . Para que la desactivación sea efectuada en el sitio del gobierno, es necesario transmitir el operador para el Portal Único. Aunque sea posible alterar los datos de un operador desactivado, no es posible reactivarlo en el Portal Único. Es válido resaltar que este botón no estará habilitado si el acceso es realizado a través de los módulos Regímenes Especiales o si hubieren pendencias del Catálogo que necesitan ser enviadas al Portal Único.
        tip
        Para verificar si algún fabricante fue desvinculado del Catálogo de Productos debido a la desactivación del operador en el Portal Único, consulte la pestaña Log de Ocurrencias en el registro del producto. Esa desvinculación ocurre porque no está permitido asociar un operador desactivado a un Catálogo de Productos.
      important
      En los módulos de Regímenes Especiales, los campos
      TIN
      ,
      Código
      , Versión y
      Situación
       pueden ser actualizados automáticamente usando la interface
      BG - IN - OPERADOR ESTRANGEIRO
      . Esas actualizaciones son realizadas a través de archivos JSON, que son recuperados del Portal Único, almacenados y procesados en el directorio
      INOUT > ArquivosTXT
      . Para garantizar el correcto procesamiento, es esencial que el prefijo de los archivos sea "CATOPER".
    • Pestaña
      Datos adicionales
      : esta pestaña permite añadir información complementaria exclusiva a ciertas funciones (papeles) del socio, como en el caso en que posea/ejerza la función de transportadora o fabricante/exportador.
  4. Haga clic en
    Guardar
    .
El socio estará registrado y listo para utilizar en las operaciones del sistema. Vale destacar que solo se pueden borrar socios que aún no hayan sido utilizados en ninguna otra funcionalidad del sistema, especialmente en los módulos de exportación o importación.
tip
Para añadir un archivo digital al registro de un socio, acceda al registro en modo de visualización y haga clic en el botón
Archivos Digitales
 localizado en la parte superior de la pantalla para anexar el archivo.

¿Cómo consultar pendencias de operador extranjero en el Portal Único mediante ONESOURCE™ Global Trade?

important
Este artículo es específico de la localización Brasil.
Consultar las pendencias de envío de operadores extranjeros para el Portal Único es esencial para mantener las informaciones actualizadas. Siga este paso a paso para realizar la consulta:
  1. Acceda al menú
    Datos Maestros > Socios > Socios
    .
  2. Inserte los datos del socio en los campos de filtro y haga clic en
    Filtrar
    . Seleccione por lo menos un filtro.
  3. En la tabla de resultados, encuentre el registro deseado y haga clic en
    Visualizar
    .
  4. En el encabezado de la pantalla de detalles del registro, encuentre el botón
    Pendencias de envío para Operador Extranjero
    . El botón no estará habilitado si está en los módulos de Regímenes Especiales o si hubieren pendencias del Catálogo para enviar al Portal Único.
  5. Haga clic en el botón para abrir la pantalla
    Pendencias de envío para Operador Extranjero
    . Aquí, puede ver las pendencias de inclusión o alteración.
Las pendencias pueden ser generadas por alteraciones en campos como
Nombre Fantasía
,
Dirección
,
Ciudad
,
CEP
,
E-mail
,
TIN
,
Situación
 y/o
Identificaciones Adicionales
. Además, alteraciones en el campo
País
 desactivan el operador en el país anterior y generan pendencias para el nuevo país.
important
Para actualizar las informaciones en el Portal Único, acceda a la pantalla
Enviar/Consultar Catálogo de Productos y Operador Extranjero
 en el módulo Import (navegue hasta
Datos Maestros > Catálogo/Operador Extranjero > Enviar/Consultar
) y haga las actualizaciones necesarias.
Siguiendo esos pasos, garantizará que todas las pendencias de operadores extranjeros sean gestionadas correctamente, manteniendo la integridad de los datos y la eficiencia del sistema.

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