Présentation de l'archivage
Au fil du temps, les tiroirs DT Classeur se remplissent de documents inutilisés. Le nombre de dossiers s'accroît de façon substantielle et la localisation et l'accès à ces documents deviennent de plus en plus difficiles. La fonction d'archivage de DT Classeur vous offre un moyen de déplacer le contenu des dossiers et tiroirs vers un autre emplacement.
Pour l'archivage, vous pouvez sélectionner des dossiers spécifiques ou sélectionner des dossiers selon une plage de dates choisie. Durant le processus d'archivage, les documents sont supprimés de leurs tiroirs respectifs et remplacés par une icône de volume.
L'application utilise la fin de période du dossier de l'application (pour les documents provenant des autres applications DT Suite Professionnelle) ou celle des dossiers spécifiques à la date dans lesquels ils résident pour déterminer si un dossier se trouve dans la plage de dates précisée. Les noms de dossiers spécifiques à une date doivent commencer par une date au format AAAA ou MM/AAAA à inclure dans une archive.
Vous pouvez renommer les dossiers (en utilisant le format de date adéquat) pour rendre leur contenu admissible à l'archivage. Les dossiers qui ne sont pas spécifiques à une date peuvent être archivés en les sélectionnant dans la boîte de dialogue Dossiers à archiver.
Exemples d'utilisation d'une plage de dates pour l'archivage
- Par exemple, pour une plage de date d'archivage du 1/1/2006 au 31/12/2006, les documents du dossier Lettres 2006 seraient archivés.
- Par exemple, pour une plage de date d'archivage du 1/1/2006 au 31/12/2007, les documents des dossiers Lettres 2006 et Lettres 2007 seraient archivés.
- Par exemple, pour la plage de dates d'archivage dossier Lettres ne serait archivé (bien que s'il y avait un dossier nommé Lettres 03/2006, il aurait été archivé).
note
- Vous pouvez consulter les informations d'archive, supprimer les informations d'archive ou restaurer les documents archivés. La suppression des informations d'archive ne supprime pas les documents archivés.
- Une archive peut être constituée de documents en provenance d'un certain nombre de tiroirs. Les archives peuvent être stockées sur un support fixe ou sur un support amovible.
- DT Classeur utilise une fonction de verrouillage automatique pour le processus d'archivage.
Qu'est-ce qu'un volume?
Un volume est une collection d'une ou de plusieurs archives. Avant de déterminer le nombre d'archives qu'un volume devrait contenir, réfléchissez au support sur lequel vous stockerez les archives et décidez si vous désirez organiser vos archives par mois, par trimestre ou par année.
Vous pouvez Créer un nouveau volume avec chaque archive ou Créer un nouveau volume pour chaque année d'archives complète. Vous pouvez aussi choisir des types de supports différents pour différents volumes.
Si vous stockez des archives sur un support amovible tel qu'un CD, n'oubliez pas de tenir compte des limites d'espace. Pour déterminer le type de support approprié pour votre stockage, calculez le nombre de tiroirs, le nombre et la taille des documents, et la plage de dates des dossiers que vous allez archiver.
Décidez comment vous désirez organiser vos volumes d'archives avant de stocker des archives sur un support fixe, tel qu'un lecteur réseau. Vous pouvez ajouter toutes les archives à un seul volume (en supposant qu'un lecteur réseau est suffisamment grand), mais nous vous recommandons de n'inclure qu'une seule année d'archives dans un volume simple.
Où devraient se trouver les volumes?
Par défaut, les archives se trouvent à l'emplacement de données DT Classeur. Cela permet à votre firme de diriger vos moyens de sauvegarde en cas de désastre exclusivement vers les dossiers d'applications DT Classeur.
Si vous vous inquiétez de la sécurité ou de l'utilisation de l'espace disque, vous pouvez stocker les volumes sur un support amovible. Si vous accumulez des archives avant de les stocker sur un support amovible, nous suggérons que vous utilisiez un emplacement réseau temporaire extérieur au dossier /WINCSI/FCABDATA. N'utilisez ce dossier que pour stocker les archives DT Classeur.