Boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel ou Envoyer à l'emplacement du fichier [menu Fichier]
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- Utilisez la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel pour envoyer des documents par courriel.
- Utilisez la boîte de dialogue Envoyer à l'emplacement du fichier pour envoyer les données d'un tiroir sélectionné vers un fichier.
Pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel, cliquez sur la flèche près du bouton Envoyer au destinataire du courriel dans la barre d'outils DT Classeur et choisissez le destinataire du courriel, ou choisissez Fichier > Envoyer à >Destinataire du courriel.
Pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer à l'emplacement du fichier, cliquez sur la flèche près du bouton Envoyer au destinataire du courriel dans la barre d'outils DT Classeur et choisissez le fichier, ou choisissez Fichier > Envoyer à > Fichier.
note
- Si votre service de messagerie prend en charge le protocole MAPI (Messaging Application Programming Interface), sélectionnez Fichier > Envoyer à > Destinataire du courriel, puis sélectionner les documents à envoyer. DT Classeur Créera un message électronique, joindra le fichier et saisira le texte par défaut suivant dans le corps du message :"Les fichiers suivants sont joints à ce courriel."Votre firme peut modifier ce texte pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs DT Classeur individuels peuvent aussi modifier ce texte.Le texte est suivi d'une liste de documents joints. Vous pouvez modifier ce texte en cliquant sur le bouton Modifier/Visualiser le texte du courriel.
- Si le fichier PDF généré par le système est protégé par mot de passe, DT Classeur entre également le texte par défaut suivant dans le corps du message :"Pour protéger votre confidentialité, les fichiers PDF joints sont protégés par mot de passe. Vous recevrez votre mot de passe dans une communication séparée."Votre firme peut modifier ce texte pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs DT Classeur individuels peuvent aussi modifier ce texte.Le texte est suivi d'une liste de documents joints. Vous pouvez modifier ce texte en cliquant sur le bouton Modifier/Visualiser le texte du courriel.
- DT Classeur ne Créera pas de PDF si vous envoyez un image sans cocher la caseExporter les images en tant que fichiers Adobe Acrobat (.PDF)ou si vous envoyez un objet intégré.
- Si vous utilisez un service de messagerie Web qui ne prend pas en charge le protocole MAPI, enregistrez les documents en sélectionnant Fichier > Envoyer à > Fichier, créez votre message à l'aide de votre application de messagerie Web, puis joignez manuellement les fichiers que vous avez créés.
- Les destinataires peuvent consulter les fichiers à l'aide d'Acrobat Reader, version 9.0 ou une version plus récente.
Champs et boutons
Liste de documents
Affiche tous les documents et fichiers d'images disponibles dans le tiroir sélectionné. Mettez en surbrillance un document que vous désirez transmettre à un fichier ou à un destinataire de courriel, puis cliquez sur le bouton sélectionner pour déplacer le fichier vers le volet des documents sélectionnés à droite.
Documents sélectionnés
Affiche les documents que vous avez sélectionnés afin de les envoyer à un fichier ou à un destinataire de courriel. Pour supprimer un document de la liste, mettez-le en surbrillance puis cliquez sur le bouton Supprimer pour le ramener dans le volet de la liste de documents à gauche.
Réduire/Développer tout
Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel ou Envoyer à l'emplacement du fichier, tous les dossiers présents dans la liste de documents sont développés. Cliquez sur ce bouton pour réduire tous les dossiers de la liste de documents. Lorsque tous les dossiers sont réduits, le nom du bouton change et devient Développer tout.
Inclure des annotations
Cochez cette case pour ajouter des annotations au document, puis cochez la case de chaque type d'annotation que vous désirez inclure dans le PDF joint.
Inclure des remarques de pages
Cochez cette case pour inclure des remarques de pages au fichier PDF. Les remarques de pages seront insérées après la page sur laquelle la remarque a été ajoutée.
Exporter les images en tant que fichiers Adobe Acrobat (.PDF)
Lorsque cette case est cochée, DT Classeur exporte les images au format Portable Document Format (PDF). Cela permet au destinataire du fichier d'afficher l'image dans Adobe Reader plutôt que dans l'application dans laquelle l'image a été créée.
note
Les objets intégrés qui ne sont pas au format PDF sont toujours exportés dans leur format d'origine et non au format PDF.
Combiner les documents en un fichier PDF unique
Cochez cette case pour que DT Classeur combine tous les documents sélectionnés en un seul fichier PDF avant de les envoyer. Autrement, chaque document est envoyé dans un PDF séparé.
note
- Pour inclure des documents de type image dans le PDF, vous devez aussi cocher la caseExporter les images en tant que fichiers Adobe Acrobat (.PDF).
- DT Classeur ne peut pas combiner les documents intégrés dans un fichier PDF unique.
Fichiers PDF générés par le système protégés par mot de passe
Cochez cette case pour ouvrir la boîte de dialogue Mot de passe PDF et attribuer un mot de passe visant à prévenir toute consultation/modification non autorisée des fichiers PDF générés par le système.
Exporter des documents vers un fichier PDF en tant qu'images
Cochez cette case pour exporter les documents sous forme d'images dans le fichier PDF. Par exemple, vous pourriez cocher cette case lorsque les annotations (texte en surbrillance par exemple) ne s'affichent pas dans le PDF.
Inclure une page bannière
Cochez cette case pour inclure une page bannière comme première page des fichiers PDF générés par le système que DT Classeur envoie par courriel ou vers un fichier. La page bannière contient des liens vers tous les documents compris dans le PDF. Lorsque vous cochez cette case, la boîte de dialogue Modifier/Visualiser la page bannière s'ouvre.
Modifier/Afficher la bannière
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier/Visualiser la page bannière, à partir de laquelle vous pouvez personnaliser la page bannière.
Inclure une signature dans le courriel
Cochez cette case pour inclure une signature dans le courriel lorsque vous envoyez des éléments à des destinataires de courriels. sélectionnez la signature électronique que vous désirez inclure dans la liste déroulante adjacente. Pour de plus amples détails sur les signatures électroniques, consultez la rubrique Ajout, modification ou suppression de signatures électroniques.
Bouton Modifier/Visualiser la signature
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Options de courriel, dans laquelle vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des signatures.
Bouton Modifier/Visualiser le texte de courriel
Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier/Visualiser le texte de courriel, dans laquelle vous pouvez modifier le texte de courriel par défaut généré par le système, inclus lors de l'envoi de documents par courriel. DT Classeur enregistre les modifications pour les correspondances électroniques futures de l'utilisateur actuel seulement.
Nom du fichier
Ce champ comprend le nom du document qui est mis en surbrillance dans la liste des documents sélectionnés. Cliquez sur ce champ pour modifier le nom du document. Lorsque la case
Combiner les documents en un fichier PDF unique
de la zone de groupe Options est cochée, le nom par défaut du fichier est "Document."Bouton Annuler
Cliquez sur ce bouton pour annuler toute modification apportée au nom du document. Ce bouton n'est activé que suite à la modification du nom d'un document.ID du tiroir
Cochez cette case pour annexer l'ID de tiroir au nom du fichier actuel.
note
Cette case à cocher n'est pas disponible pour les noms des fichiers personnalisés ou pour les noms des documents intégrés.
Nom du tiroir
Cochez cette case pour annexer le nom de tiroir au nom du fichier actuel.
note
Cette case à cocher n'est pas disponible pour les noms des fichiers personnalisés ou pour les noms des documents intégrés.
Dossier
Cochez cette case pour annexer le dossier au nom du fichier actuel.
Date de création
Cochez cette case pour annexer la date de création au nom du fichier actuel.
Les champs suivants ne sont disponibles que dans la boîte de dialogue Envoyer à l'emplacement du fichier.
Destination
Affiche l'emplacement vers lequel DT Classeur enverra le fichier.
Bouton Modifier la destination
Pour modifier l'emplacement dans lequel DT Classeur envoie les fichiers PDF, cliquez sur ce bouton, naviguez jusqu'à l'emplacement désiré, puis cliquez sur OK.
Les cases à cocher suivantes ne sont disponibles que dans la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel.
Remplir le message avec l'adresse de courriel du destinataire
Cochez cette case pour que DT Classeur entre l'adresse qui apparaît dans la liste ci-dessous dans le champ
À
du courriel.Adresse de courriel
Affiche l'adresse de courriel saisie dans le champ
Courriel du tiroir
de la boîte de dialogue Propriétés du tiroir.Envoyer une copie carbone (Cc) à
Cochez cette case pour que DT Classeur saisisse les adresses qui apparaissent dans la liste ci-dessous dans le champ
Cc
du courriel.note
Les adresses de courriel s'affichent sous la case à cocher si vous avez entré des adresses de courriel en Cc dans Configuration > Préférences de l'utilisateur > Options de courriel.
Envoyer une copie carbone invisible (Cci) à
Cochez cette case pour que DT Classeur saisisse les adresses qui apparaissent dans la liste ci-dessous dans le champ
Cci
du courriel.note
Les adresses de courriel s'affichent sous la case à cocher si vous avez entré des adresses de courriel en Cci dans Configuration > Préférences de l'utilisateur > Options de courriel.