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Envoyer des documents aux destinataires des courriels

  1. Dans la fenêtre de dossiers, mettez en surbrillance le tiroir qui contient les documents que vous voulez envoyer par courriel.
  2. Depuis le menu Fichier, sélectionnez Envoyer à > Destinataire du courriel ou cliquez sur le bouton Envoyer dans un message dans la barre d'outils.
    note
    Si votre service de messagerie ne prend pas en charge le protocole MAPI Messaging Application Programming Interface), DT Classeur désactive le choix Destinataire du courriel dans le menu Envoyer À.
  3. Dans le volet de gauche de la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel, mettez en surbrillance le document que vous désirez envoyer et cliquez sur le bouton sélectionner pour le déplacer dans le volet de droite.
    note
    • Si un document a été sélectionné dans la fenêtre de dossiers alors que cette boîte de dialogue était ouverte, ce document apparaît automatiquement dans le volet de droite. Si vous ne voulez pas envoyer ce document par courriel, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer.
    • Si le tiroir est membre d'une ou de plusieurs familles de tiroirs, les membres de toutes les autres familles de tiroirs apparaissent dans le volet gauche de la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel. De cette façon, vous pouvez envoyer des documents provenant de plusieurs tiroirs aux destinataires des courriels.
    • Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel pour la première fois, tous les dossiers présents dans la liste des documents sont développés. Cliquez sur le bouton Réduire tout pour réduire tous les fichiers de la liste des documents.
  4. Facultatif:
     Pour changer le nom de fichier par défaut des documents sélectionnés ou du fichier PDF combiné, cliquez dans le champ
    Nom du fichier
     et apportez les modifications désirées. Vous pouvez également cocher les cases
    ID du tiroir
    ,
    Nom du tiroir
    ,
    Dossier
     et/ou
    Date de création
     pour ajouter l'un ou l'autre de ces éléments au nom de fichier.
    note
    • Cliquez sur le bouton Annuler Bouton Annuler pour annuler vos modifications.
    • Les modifications du nom de fichier que vous effectuez depuis la boîte de dialogue Envoyer au destinataire du courriel n'affectent que les éléments envoyés à un fichier ou aux destinataires du courriel.
    • Lorsque la case
      Combiner les documents en un fichier PDF unique
       de la zone de groupe Options est cochée, le nom par défaut du fichier est "Document."
    • Les cases à cocher
      ID du tiroir
      ,
      Nom du tiroir
      ,
      Dossier
       et
      Date de création
       ne sont pas disponibles pour les noms de fichiers personnalisés ou les noms de documents intégrés.
  5. Dans la zone de groupe Options, cochez les cases de chacune des options suivantes.
    Option
    Description
    Exporter les images en tant que fichiers Adobe Acrobat (.PDF)
    Il n'est pas nécessaire de cochez cette case. DT Classeur envoie automatiquement les documents au format PDF. (Cette case ne s'applique qu'aux fichiers d'images qui ne sont pas des objets intégrés.)
    Inclure des annotations
    Inclut les annotations au fichier PDF exporté. Cochez les cases des types d'annotations que vous désirez inclure au fichier PDF joint.
    Inclure des remarques de pages
    La remarque de page sera ajoutée au fichier PDF exporté. DT Classeur insérera la remarque de page après la page sur laquelle la remarque a été ajoutée dans le PDF généré.
    Combiner les documents en un fichier PDF unique
    Crée un fichier PDF unique qui combine tous les documents sélectionnés. Si vous ne cochez pas cette case, DT Classeur Créera un fichier PDF séparé pour chacun des documents sélectionnés. Utilisez les boutons Monter et Descendre pour changer l'ordre dans lequel les documents apparaissent dans le fichier PDF. Notez que cette option n'est pas disponible pour les documents intégrés.
    Fichiers PDF générés par le système et protégés par mot de passe
    Le destinataire du courriel doit avoir un mot de passe pour consulter ou modifier le fichier PDF. Vous devez communiquer le mot de passe au destinataire dans un courriel séparé de celui qui contient le fichier PDF joint. Les fichiers PDF intégrés ne sont pas considérés comme des fichiers PDF générés par le système, et ils ne peuvent donc pas être protégés par un mot de passe.
    Exporter des documents vers un fichier PDF en tant qu'images
    Exporte des documents sous forme d'images dans un fichier PDF. Utilisez cette option lorsque certains bitmaps (comme les annotations au surligneur) n'apparaissent pas dans le fichier PDF généré par le système.
    Inclure une page bannière
    Ajoute une page au début du PDF qui inclut les liens vers le document dans le PDF.
    Inclure une signature dans le courriel
    Inclut une signature électronique. Pour de plus amples détails sur les signatures électroniques, consultez la rubrique Ajout, modification ou suppression de signatures électroniques.
  6. Cliquez sur OK lorsque tous les documents désirés apparaissent dans le volet de droite et les cases désirées sont cochées dans la zone de groupe Options. DT Classeur ouvre votre application de messagerie et crée un message avec les documents au format PDF en pièces jointes.
  7. Rédigez le reste de votre message, notamment en ajoutant l'adresse de courriel du destinataire et tout autre commentaire que vous désirez y inclure.
    note
    Si une adresse de courriel a été saisie dans le champ Courriel du tiroir de la boîte de dialogue Propriétés du tiroir ou de la boîte de dialogue Communications client pour le tiroir actuel, vous pouvez cocher la case
    Remplir le message avec l'adresse de courriel du destinataire
    .
  8. Pour envoyer des copies du message à d'autres destinataires, cochez la case Envoyer une copie carbone (Cc) ou la case Envoyer une copie carbone invisible (Cci) et entrez l'adresse de courriel.
    note
    Pour spécifier des adresses de courriel par défaut dans les champs Cc et Cci, choisissez Configuration > Préférence de l'utilisateur > onglet Option de courriel, puis entrez l'adresse de courriel dans la zone de groupe Options de courriel.
  9. Connectez-vous à Internet si nécessaire.
  10. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le message et les documents au destinataire.
note
  • Les documents envoyés par courriel sont au format PDF. Vos clients peuvent consulter les fichiers PDF à l'aide d'Acrobat Reader, version 9.0 ou une version plus récente.
  • Cliquez sur le bouton Modifier/Visualiser le texte du courriel pour modifier le texte de courriel par défaut généré par le système lors de l'envoi de documents par courriel. Les modifications apportées seront enregistrées pour les correspondances électroniques futures de l'utilisateur actuel seulement.

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  • Product: DT Classeur
  • Subject: Imprimer