La facturation détaillée en résumé
Let Sommaire de l'écran Facturation détaillée fournit un récapitulatif de facture que vous pouvez utiliser pour allouer des montants de facturation, des ajustements ainsi que des composants de facture tels que des remises, des majorations et des taxes. Vous pouvez spécifier des renseignements de facturation, des montants de facture et des dates d'échéance, modifier les directives de facturation et ajouter des remarques relatives aux factures. Vous pouvez également facturer partiellement un client ou créer une facture intermédiaire.
note
Avant de commencer, vous devez configurer vos préférences de l’utilisateur pour la facturation, telles que la date d’échéance par défaut, l’onglet de départ, les méthodes d’arrondi et ainsi de suite.
- Ouvrez l'écran Facturation (Actions>Facturation).
- Cochez les cases correspondant à chaque mission de client que vous voulez facturer et cliquez sur le bouton Facture détaillée sélectionnée.
- Dans l'écran Facturation détaillée, cliquez sur l'ongleet Sommaire.noteVous pouvez choisir soit l’onglet Sommaire, soit l’onglet Heures et dépenses comme « onglet de départ » chaque fois que vous ouvrez Facturation détaillée. À l’écran Préférences de l’utilisateur (Configuration>Préférences de l’utilisateur), cliquez sur l’onglet Facturation et sélectionnez votre préférence dans le champOnglet de départ.
- La liste Sélection de facturation affiche tous les clients actuellement sélectionnés. Vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier la liste d’éléments pour ajouter ou supprimer des clients de la liste, si nécessaire. Lorsque vous avez terminé avec la facture pour le client actuel, l’application affiche le prochain client sélectionné.
- À l’écran Facturation détaillée, la liste Sélection de facturation affiche tous les ID de clients sélectionnés et les noms de tri ainsi qu’une case à cocherFacturépour indiquer les clients que vous avez facturés. Lorsque vous avez terminé la facturation d’un client et que vous enregistrez sa facture, l’application coche la caseFacturépour indiquer que le client a été facturé. Si vous devez revenir à l’écran Facturation principal pour sélectionner ou désélectionner des clients, cliquez sur le bouton Modifier la liste d’éléments sélectionnés. Après avoir effectué vos sélections, vous pouvez revenir à la facturation détaillée ou choisir une autre méthode de facturation.
noteLorsque vous sélectionnez des clients liés pour une facturation détaillée, la liste Sélection de facturation n’affiche que le client parent afin que vous puissiez créer une seule facture pour la famille de clients. Toutefois, les TEC, à la fois pour les clients parents et pour les clients « filiales », sont disponibles pour la facturation. - Les champsIdentificationetDescriptionaffichent les renseignements sur le client actuel.noteCliquez sur le lienTableau de bordau bas de l'écran pour ouvrir le tableau de bord du client actuel, où vous pouvez visualiser les totaux de créances et de facturation du client ainsi que d'autres renseignements sur le client.
- Si votre cabinet autorise l'utilisation d'une séquence de numérotation différente pour les factures présentant des montants nuls, vous pouvez utiliser le champNuméropour sélectionner la séquence de numérotation à utiliser pour la facture.noteLes factures qui présentent un montant nul seront automatiquement mises dans la séquence de numérotation nulle, mais les factures qui ne présentent pas de montant nul ne peuvent pas en faire partie.
- Le champDateindique la date de facturation par défaut pour les clients sélectionnés. Seuls les TEC arrivant à échéance avant ou à cette date seront disponibles pour la facturation. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner une date différente de votre date par défaut.
- Il s’agit de la date de facturation par défaut que vous avez sélectionnée dans les préférences de l’utilisateur (Configuration > Préférences de l’utilisateur > onglet Facturation). Les options pour la date de facturation par défaut sont : la date d’aujourd’hui, la date de fin de période ou la dernière date utilisée.
- Le champéchéanceest calculé selon le nombre de jours restant avant la date d'échéance de la facture pour le client. Vous pouvez substituer cette date, si nécessaire, mais la date d'échéance ne peut pas être antérieure à la date de la facture.
- Le nombre de jours restant avant la date d'échéance d'une facture est calculé selon le nombre de jours que vous avez saisi dans le dossier du client (Configuration>Clients>onglet Facturation).
- Utilisation du champBureaupour assigner la facture à l'un des bureaux de votre cabinet. Le bureau s'affiche dans l'ongleet Vérification de l'écran Facturation
- Par défaut, le champFormataffiche le format de facture sélectionné dans l'écran de configuration du client (Configuration>Clients>onglet Facturation). Vous pouvez sélectionner un format différent dans la liste déroulante, si nécessaire.noteVous pouvez modifier le format de facture par défaut pour plusieurs clients à la fois en cliquant sur le lienModifier plusieurs clientsdans l'écran de configuration des clients et à l'aide de la boîte de dialogue Modifier plusieurs clients pour apporter vos modifications.
- Heure :le nombre qui apparaît sous Montant du TEC est la somme de toutes les entrées d'heures. Saisissez un nombre dans le champFacturéou cliquez sur le bouton
pour le saisir à partir de la calculatrice déroulante.
note- Le montant que vous saisirez dans le champFacturéest réparti de manière égale entre toutes les entrées d'heures affichées dans l'ongleet Heures et dépenses. Si, au contraire, vous saisissez les montants de facture dans les entrées individuelles de l'ongleet Heures et dépenses, ce champ affiche le montant total de la facture pour toutes les entrées.
- Si le client actuel a uniquement des entrées d'heures, alors le montant de la facture que vous saisissez est réparti entre les entrées selon la proportion de chaque montant d'entrée d'heures par rapport au montant total de toutes les entrées d'heures.
- Dépenses :le nombre qui apparaît sous Montant du TEC est la somme de toutes les saisies de dépenses non facturées à la date ou avant la date de la facture pour le client ou la mission sélectionnés. Saisissez un nombre dans le champFacturéou cliquez sur le bouton pour le saisir à partir de la calculatrice déroulante.
noteLe montant de la facture que vous saisissez pour les dépenses est réparti entre les entrées de dépense de la même manière que pour les entrées d'heures.
- Ajust :ce champ affiche la différence entre le montant des heures et des dépenses et le montant de la facture, le cas échéant. Si vous saisissez un montant de facture différent du montant des heures et des dépenses, ce champ affichera un ajustement.
- Report :si vous saisissez un montant de facture inférieur au montant des heures et des dépenses et0,00dans le champAjusté, le montant restant s'affichera dans le champReport. Ce montant restant sera disponible la prochaine fois que vous facturerez le client. Le report ne peut être inférieur à 0.
- Progression :les chiffres qui apparaissent sous Montant du TEC sont le total de toutes les factures intermédiaires existantes. Si vous voulez saisir une nouvelle facturation intermédiaire pour ce client, cliquez sur le boutonPlus
pour saisir la facture dans la boîte de dialogue Facture intermédiaire. Consultez Saisie d'une facture intermédiaire pour de plus amples renseignements. - Le champMontant total du TECaffiche la somme des champsMontant des heures,Montant des dépensesetMontant intermédiaire.
- Le champTotal facturéaffiche la somme des champsHeures facturées, Dépenses facturésetProgression facturée. Si vous saisissez un montant différent dans ce champ, le montant est réparti entre les champsMontant des heures,Montant des dépensesetProgressionselon leur proportion par rapport au montant total facturé.noteSi le client affiché a des entrées d'heures et une ou plusieurs entrées de facture intermédiaire, le montant de la facturation intermédiaire d'origine est alloué aux entrées d'heures afin que les membres du personnel soient crédités pour la facturation intermédiaire.
- Le champTotal ajustéaffiche la somme des champsHeures ajustéesetDépenses ajustées. Si vous saisissez un montant différent dans ce champ, le montant est réparti entre les champsHeures ajustéesetDépenses ajustéesselon leur proportion par rapport au montant total ajusté.
- Le champMajorationest calculé par l'application en fonction de la configuration de la mission ou de l’activité du client.
- Le champRemisevous permet de saisir une remise en option pour le client.noteVous ne pouvez pas saisir une remise qui ferait baisser le total de la facture à un montant inférieur à 0.
- Les champsTaxes sur les servicesetTaxes de ventesont calculés par l'application en fonction de la configuration des missions, des activités et de la zone fiscale du client.
- Le champTotal de la factureaffiche la somme des champs Total facturé, Remise, Majoration, Taxes de vente et Taxes sur les services. Ce champ est en lecture seule.
- Directives de facturation :vous pouvez utiliser ce champ de note pour modifier les Directives de facturation à partir de l'écran de configuration des clients.
- Remarques relatives à la facture :ce champ permet de saisir toute remarque concernant la facture.note
- Lorsqu'il y a des remarques relatives à la facture, un indicateur de remarque
apparaît dans le champ Remarquesde l'ongleet Vérification. - Vous pouvez ajouter le contenu du champRemarques relatives à la factureà un format de facture, ou à un format de rapport de facturation, à l’aide de l’éditeur Formats personnalisés. Ajouter l'élément de champcommentairessous Détail de la facture\Facture au format.
- Appliquer les crédits disponibles :si le client a des reçus, des notes de crédit ou des radiations ouverts qui n'ont pas été pleinement appliqués, le montant apparaît dans le champSolde du crédit disponible. Cliquez sur le boutonPlus à côté du montant du solde du crédit et utilisez la boîte de dialogue Appliquer les crédits disponibles pour dêterminer comment appliquer les crédits.
notePour accéder à cette boîte de dialogue, vous devez avoir ouvert des crédits disponibles pour le client actuel, et vous ne devez pas avoir activé le processus d'approbation pour la facturation. Pour désactiver le processus d'approbation, décochez la caseRequis pour la facturationsous l'ongleet Préférences de l'écran de configuration du cabinet.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la facture ou sur le bouton Enregistrer et imprimer pour enregistrer la facture et l'imprimer.
note
Si vous cliquez sur Enregistrer et imprimer, la boîte de dialogue Imprimer s'ouvre. Si vous décidez ensuite d'annuler l'impression, la facture demeurera enregistrée.
Une fois la facture enregistrée, elle apparaît sous l'ongleet Vérification.