Configuration de projets pour un client

Ajout d'un projet pour un client

Ouvrez la boîte de dialogue Projet
Il y a plusieurs façons d'accéder à la boîte de dialogue d'un projet :
Dans l'écran Clients (Configuration > Clients), sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez ajouter des renseignements relatifs au projet, puis cliquez sur le bouton Modifier. Dans l'ongleet Projets, cliquez sur le bouton Ajouter ou Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Projet.
Dans l'écran de gestion des projets (Actions > Gérer des projets), faites un clic droit sur la liste des projets et choisissez soit Ajouter un projet, soit Modifier les projets sélectionnés dans le menu contextuel.
Vous pouvez aussi faire un clic droit dans n'importe quel champ
Projet
(par exemple, dans Heure &Saisie des dépenses) et choisissez Ajouter un projet ou Modifier un projet dans le menu contextuel.
Cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre d'outils principale, puis choisissez Projet dans le menu déroulant.
note
Pour obtenir des directives sur l'ajout de projets pour plusieurs clients en même temps, rendez-vous dans Modifier plusieurs clients.
Cliquez sur l'ongleet principal et saisissez les renseignements suivants.
Identification :
Numéro :
Lorsque vous enregistrerez le projet, l'application lui assignera le prochain numéro disponible par défaut. Si nécessaire, vous pouvez saisir un numéro différent à cet endroit.
Client :
le nom du client sélectionné.
Projet :
sélectionnez un identifiant de modèle de projet dans la liste déroulante. Si vous disposez de privilèges de sécurité, vous pouvez faire un clic droit sur ce champ pour ajouter ou modifier un modèle de projet.
Description :
la description du modèle de projet.
Description de la facture :
la description du projet telle qu'elle apparaîtra sur les factures.
note
la Description et la Description de la facture proviennent du modèle de projet, mais vous pouvez les modifier pour le projet en cours, si nécessaire.
Renseignements relatifs au projet :
Mission :
la mission par défaut est celle qui est définie sur le modèle de projet. Vous pouvez sélectionner une mission différente, si nécessaire.
Priorit :
sélectionnez un degré de priorité faible, moyen ou élevé pour le projet.
Suivi :
sélectionnez une description du suivi pour le projet. Si vous disposez de privilèges de sécurité, vous pouvez faire un clic droit pour pouvoir ajouter ou modifier la description des suivis dans la liste déroulante.
Données budgétaires :
Basé sur les tâches :
cochez cette case si vous souhaitez que les données budgétaires se fondent sur les renseignements définis dans les tâches du projet. Quand cette case est cochée, les champs
Heures
,
Montant
, et
% Achevé
sont en lecture seule.
Lorsque la case
Basé sur les tâches
est cochée dans la boîte de dialogue Projet, le champ
Heures
est en lecture seule et affiche la somme des heures de toutes les tâches saisies dans l'ongleet Tâches.
Lorsque la case
Basé sur les tâches
est cochée dans la boîte de dialogue Projet, le champ
Montant
est en lecture seule et affiche la somme des montants de toutes les tâches saisies dans l'ongleet Tâches.
Lorsque la case
Basé sur les tâches
est cochée dans la boîte de dialogue Projet, le champ
% achevé
est en lecture seule et affiche un pourcentage calculé à partir des heures prévues pour toutes les tâches terminées par rapport à la totalité des heures prévues pour le projet.
Exemple.
Une tâche est terminée lorsque le champ
Suivi
est défini sur Terminé.
note
Lorsque la case
Basé sur les tâches
est décochée, le calcul des données budgétaires ne s’effectue pas automatiquement. Dans ce cas, vous pouvez saisir manuellement un pourcentage dans le champ
% achevé
.
Calculer automatiquement le montant :
cochez cette case pour que les données budgétaires soient calculées en fonction des taux du personnel. Le projet doit être attribué à un membre du personnel et le taux du personnel doit être défini pour ce membre du personnel et la mission.
Budgétisé :
montants inscrits au budget calculés à partir des tâches ou des taux du personnel. Si aucune de ces méthodes de calcul n'est choisie, vous pouvez saisir manuellement les données budgétaires.
Réel :
les montants réels sont les montants saisis dans la Saisie des heures et des dépenses qui ont été associés aux tâches (si la case
Basé sur les tâches
est cochée) ou au projet (si elle est décochée).
Restant estimé :
vous pouvez faire des ajustements manuels pour les heures restantes estimées nécessaires pour achever le projet. Saisissez un nombre dans ce champ ou cliquez sur le bouton Plus pour saisir le nouveau solde dans la boîte de dialogue Heures restantes estimées, où vous pouvez également saisir des commentaires. Ce champ n'est pas disponible si la case
Basé sur les tâches
est cochée.
% achevé :
Lorsque la case
Basé sur les tâches
est cochée, le champ
% achevé :
est en lecture seule et affiche un pourcentage calculé à partir des heures prévues pour toutes les tâches terminées comparé à la totalité des heures prévues pour le projet. Lorsque la case
Basé sur les tâches
est décochée, le calcul des données budgétaires ne s'effectue pas automatiquement. Dans ce cas, vous pouvez saisir manuellement un pourcentage. Les pourcentages remplacés sont affichés en rouge.
Dates cibles : Pour un nouveau projet, les dates de
Début
et d’
Achèvement
sont calculées en fonction du modèle de projet et du client. Vous pouvez modifier ces dates, si cela s’avère nécessaire.
Dates réelles :
Reçu :
le modèle de projet vous donne la possibilité de baser les dates cibles du projet et de la tâche sur la date que vous saisissez dans le champ
Reçu
. Si cette option est sélectionnée pour le modèle de projet attribué, l'application calcule et remplit les dates cibles du projet et des tâches lorsque vous saisissez une date dans ce champ.
Début :
la date que vous saisissez doit correspondre à la date de réception ou être ultérieure à cette dernière. Lorsque vous saisissez une date dans ce champ, le champ
Suivi
affiche le statut Lancé.
Complêter :
la date que vous saisissez doit correspondre à la date de début ou être ultérieure à cette dernière. Lorsque vous saisissez une date dans ce champ, l'application définit les champs de
Suivi
du projet et des tâches sur Achevé et remplit les dates d’achèvement de la tâche avec la date que vous avez saisie.
Échéances : la liste déroulante contient les descriptions de toutes les extensions qui ont été mises en place pour le projet. Si vous choisissez une extension, l'échéance prolongée calculée par l'application apparaît dans le champ
Actuel
.
note
Si des extensions n'ont pas été configurées pour ce modèle de projet, aucune extension ne sera disponible dans cette liste déroulante. Toutefois, vous pouvez ajouter une extension en faisant un clic droit sur la liste et en choisissant Ajouter l'entrée dans le menu contextuel.
Les extensions que vous ajoutez ultérieurement à un modèle de projet ne sont pas ajoutées aux projets existants. Pour ajouter une extension à un projet existant, faites un clic droit sur la liste déroulante et choisissez Ajouter une entrée dans le menu contextuel.
Cliquez sur le bouton Périodicité pour ouvrir la boîte de dialogue Périodicité, où vous pouvez spécifier la fréquence du projet, les dates, ainsi que les options de génération pour les projets à venir.
Regroupements : les regroupements vous permettent de classer les projets pour le filtrage de la liste des projets et la création de rapports. Vous pouvez regrouper des projets par service et par personnel responsable.
Responsable :
le membre du personnel responsable du client ou de la mission.
Service :
le service du membre du personnel responsable.
Affect : cliquez sur le bouton Plus pour affecter des membres du personnel au projet.
Si vous disposez d'une licence pour le module Gestion du personnel, vous pouvez également :
Affecter manuellement des membres du personnel au projet en fonction de leurs qualifications. Sélectionnez un filtre dans la liste déroulante ou cliquez sur le bouton Plus près du champ
Qualifications du personnel
et créez un filtre pour spécifier quelles qualifications le personnel assigné doit possèder pour travailler sur le projet.
Affecter automatiquement des membres du personnel au projet, en fonction de la file d’attente de travail. Lorsque vous cliquez sur l'option
File d'attente de travail
, le projet est placé dans une file d'attente qui s'affiche dans le portlet File d'attente de travail du tableau de bord du personnel pour les membres du personnel qui possèdent les qualifications requises.
Solution :
Sélectionner la solution :
Sélectionnez la solution que vous utiliserez pour accomplir le projet dans la liste déroulante. Si la solution que vous souhaitez utiliser n'est pas disponible dans la liste déroulante, cliquez sur le bouton Plus situé à côté du champ du
Chemin d’accès à la solution
pour accéder à la solution.
Lorsque vous sélectionnez une solution (Microsoft Word ou Excel, ou une autre application) pour un projet ou une tâche, DT Gestion procédera comme suit lorsque vous lancez la solution à partir du projet ou de la tâche :
Si le client est disponible dans la solution que vous avez sélectionnée, il sera automatiquement ouvert.
Si vous avez saisi un chemin d’accès pour Word ou Excel, le document affilié à ce chemin d’accès s'ouvrira automatiquement.
DT Gestion enclenchera automatiquement un minuteur, si vous avez coché la case
Lancer le terminateur pour les projets
dans Configuration > Préférences de l'utilisateur > Heure & Saisie des Dépenses. Le minuteur s'arrête lorsque vous fermez le client, le document, ou l'application. Vous devez alors publier le temps enregistré dans la section Saisie des heures et des dépenses.
Événement de fin :
Ce champ est disponible lorsque vous sélectionnez UltraTax CS dans le champ
Sélectionner la solution
. Sélectionnez l’événement d’état qui marque l’achèvement de la tâche dans la liste déroulante.
Si vous possèdez une licence pour UltraTax CS et si vous souhaitez qu'une tâche ou un projet soient mis à jour automatiquement quand l’événement d’état correspondant est enregistré dans UltraTax CS, utilisez le champ
Événement de fin :
dans DT Gestion pour sélectionner l’événement d’état UltraTax CS qui marque l’achèvement de la tâche.
Enregistrer l’événement et fermer le client dans UltraTax CS arrête le minuteur de DT Gestion (s'il était en cours d’exécution) et met à jour le champ
Suivi
qui indique alors Achevé. Vous devez alors publier le temps enregistré par le minuteur dans la section Saisie des heures et des dépenses.
Événement d’extension :
Ce champ est disponible lorsque vous sélectionnez UltraTax CS dans le champ
Sélectionner la solution
. Sélectionnez l’événement de statut qui prolongera le projet. Il est nécessaire qu'une extension au moins soit configurée pour un projet si vous souhaitez prolonger le projet par le biais d'un événement d’état à partir d'UltraTax CS.
Flux de travaux GoFileRoom :
Si vous possèdez la licence pour GoFileRoom, cliquez sur le bouton Plus pour lancer GoFileRoom, puis sélectionnez un flux de travail à associer au projet.
ce champ permet de saisir des renseignements supplémentaires sur le projet. Le texte que vous saisissez dans cette zone apparaîtra sur le rapport Bordereau d'acheminement.
Cliquez sur le bouton Planification pour ouvrir la boîte de dialogue Planification, où vous pouvez planifier le projet pour un ou plusieurs membres du personnel. Si vous avez spécifié des qualifications du personnel pour le projet, seuls les membres qui possèdent ces qualifications seront affichés dans la boîte de dialogue Planification.