Présentation du texte standard
Le texte standard peut simplifier la saisie de données en vous permettant de choisir des éléments de texte prédéfinis à insérer sous forme de commentaires dans les factures, les relevés et les rapports dans toute l'application.
Pour ouvrir l'écran de configuration de texte standard, choisissez .
Configuration du texte standard
Les entrées de texte standard que vous créez sont disponibles dans les champs de commentaire de saisie des heures et des dépenses, de saisie des reçus et des ajustements et de l'ongleet Composer de l'écran Facturation détaillée.
Pour ajouter un élément de texte standard, procédez comme suit.
- Sur l'écran de configuration du texte standard, cliquez sur le boutonAjouter.
- Dans le champIdentifiant, saisissez un identifiant court qui sera facile à mémoriser pour vous et votre personnel. Par exemple, vous pouvez identifier un texte décrivant la préparation de déclarations de revenus individuelles avec l’identifiant "1040."
- Dans le champDescription, saisissez votre texte.
Configuration des invites de textes et des dates différentes
Les deux boutons au-dessus du champ
Description
vous permettent de saisir des invites de texte et des dates différentes.- Vous pouvez utiliser des dates différentes pour ajouter des dates à des éléments de texte standard sans avoir à mettre à jour régulièrement ces éléments. Par exemple, vous pouvez ajouter une date de fin d’année différente à un élément de texte, et DT Gestion insérera automatiquement l’année appropriée.Pour utiliser cette fonctionnalité, placez le curseur là où vous souhaitez que la date s’affiche, puis cliquez sur le boutonInsérer une date différente
. Dans la boîte de dialogue Insérer une date différente, sélectionnez une date, choisissez un format de date et cliquez sur OK. La variable apparaît entre crochets, mais elle s'affiche correctement dans le champ des commentaires. - Utilisez les invites de texte pour déclencher une invite pour votre personnel lorsqu’il sélectionne l’élément de texte standard. Le personnel sera invité à remplir l’élément de texte standard en saisissant les renseignements que vous spécifiez dans l’invite. Par exemple, un élément de texte standard peut répertorier les formulaires d’impôt préparés par votre cabinet pour un client. Dans ce cas, l’invite indique : « Saisir la liste des formulaires, séparés par des virgules »." Quand un membre du personnel sélectionne cet élément de texte standard, il est invité à saisir les formulaires préparés par le cabinet, et cette liste s’ajoutera au texte standard.Pour utiliser cette fonctionnalité, placez le curseur là où vous souhaitez que le message textuel s’affiche et cliquez sur le boutonInsérer un message textuel
. Dans la boîte de dialogue Insérer invite de texte, saisissez les directives que vous voulez que votre personnel voie. Assurez-vous que l'invite indique clairement ce que le membre du personnel doit saisir. Cliquez sur OKlorsque vous avez terminé.
Lorsque votre personnel saisit des heures et des dépenses, des reçus, ou des ajustements, il peut ouvrir le champ
Commentaire
et sélectionner n’importe quel élément de texte standard dans une liste déroulante. Si vous avez ajouté une invite de texte à l’élément de texte standard, il sera invité à compléter l’élément après l’avoir sélectionné.