Setup

Configuration de missions pour un client

Utilisez l'ongleet Missions de l'écran Clients pour ajouter ou modifier les missions pour le client sélectionné.
Pour accéder à l'ongleet Missions, cliquez sur
Configuration
Clients
 et cliquez sur l'ongleet
Missions
.

Ajout d'une mission pour un client

tip
Vous pouvez rapidement ajouter plusieurs missions à un ou plusieurs clients à l'aide de la boîte de dialogue Modifier plusieurs clients. Pour accéder à la boîte de dialogue, cliquez sur le lien
Modifier plusieurs clients
 en bas de l'écran
  1. Dans le menu de configuration, cliquez sur
    Clients
    .
  2. Dans l'écran Clients, cliquez sur le client pour lequel vous souhaitez ajouter une mission.
    note
    Si vous configurez un nouveau client, cliquez tout d'abord sur le bouton
    Ajouter
     et complêtez les renseignements sur le client dans l'ongleet principal.
  3. Cliquez sur l'onglet
    Missions
    .
  4. Cliquez sur le bouton
    Modifier
    .
  5. Cliquez sur le bouton
    Ajouter
     au bas de l'ongleet Missions.
  6. Dans le champ
    Identifiant
    , sélectionnez un
    Identifiant de modèle de mission
     dans la liste déroulante (obligatoire).
    note
    Les modèles de cette liste proviennent de l’écran de configuration Modèles de mission (
    Configuration
    Modèles de mission
    ). Si vous avez l’autorisation de sécurité, vous pouvez faire un clic droit dans cette liste et utilisez le menu contextuel pour ajouter, modifier ou supprimer un modèle de mission.
  7. Saisissez une description pour cette mission dans le champ
    Description
    .
  8. Si votre cabinet évalue les impôts, sélectionnez une
    Zone fiscale
     dans la liste déroulante.Une zone fiscale est un ensemble d’autorités fiscales assignées à une zone géographique donnée. Par exemple, la zone dans laquelle un cabinet ou un client exerce ses activités peut avoir une taxe de vente étatique et une taxe de vente régionale. Une zone fiscale peut également avoir des taux différents pour les biens et les services.
  9. Sous Regroupements, sélectionnez le bureau, la catégorie et le personnel affecté à la mission. Ces regroupements sont utiles pour le filtrage des listes de missions et pour le regroupement de rapports.
note
Si vous marquez une mission comme inactive pour un client (dans le champ
Statut
), vous ne pouvez pas créer de nouvelles entrées de temps pour le client en utilisant cette mission. Si le TEC existe pour la mission, il sera cependant toujours disponible pour la facturation et apparaîtra sur les rapports.
Taux
  1. Cliquez sur le sous-onglet
    Taux
     de l'ongleet Missions.
  2. Sélectionnez un taux de mission pour le client actuel parmi les options suivantes.
    • Aucun taux de mission
       : le taux par défaut des nouvelles missions. Si vous choisissez cette option, l'application utilisera le taux de l’activité au lieu de la mission.
    • Taux du personnel
       : lorsque vous cliquez sur l'option
      Taux du personnel
      , vous devez également choisir un taux de personnel dans la liste déroulante correspondante.
    • Taux fixe
       : si vous cliquez sur l'option
      Taux fixe
      , saisissez un montant dans le champ correspondant (ou cliquez sur le bouton
      Flèche vers le bas
       et saisissez les chiffres sur la calculatrice déroulante).
  3. Facteur de majoration/rabais
     : Vous pouvez saisir un facteur de majoration ou de rabais facultatif pour la mission.
    note
    Exemple :
    Si vous souhaitez majorer la mission de 50 %, saisissez
    1,5
    .
note
Les taux sélectionnés pour les missions sont prioritaires sur les paramètres de taux des activités lors de la Saisie des heures et des dépenses.
Factures récurrentes
Si une mission a lieu régulièrement pour le client, vous pouvez la configurer comme une facture récurrente.
  1. Cliquez sur le sous-onglet
    Factures récurrentes
     de l'ongleet Missions.
  2. Description
     : Sélectionnez une description pour la facture récurrente dans la liste déroulante.
    note
    Les descriptions de cette liste sont saisies dans
    Configuration
    descriptions de factures récurrentes
    . Vous pouvez également faire un clic droit sur la liste pour ajouter, modifier ou supprimer des éléments si vous avez l'autorisation de sécurité.
  3. Méthode
     : Les méthodes disponibles pour la gestion des TEC lorsqu'une facture récurrente est générée sont les suivantes :
    • Ajustement
       : Utilisez cette méthode pour créer des entrées d'ajustements pour les factures récurrentes.
    • Dépenses fixes + Heures standard
       : Les entrées de dépenses des missions configurées pour des factures récurrentes avec la méthode des dépenses fixes + heures standard seront facturées au montant spécifié au moment où la facture récurrente a été mise en place pour la mission, et les heures seront facturées à leur montant standard (montant calculé des entrées dans Saisie des heures et des dépenses). Afin d’être facturées, les entrées doivent avoir une date concomitante ou antérieure à la date de facturation utilisée lors de la génération de la facture récurrente. Il faut aussi attribuer aux entrées la mission pour laquelle la facture récurrente a été mise en place. Les entrées de dépenses disponibles seront facturées proportionnellement au montant configuré dans les paramètres des missions et les entrées d’heures seront facturées à leurs montants standard.
    • Heures et dépenses fixes
       : Les entrées des missions configurées pour des factures récurrentes avec la méthode des heures et dépenses fixes seront facturées au montant spécifié au moment où la facture récurrente a été mise en place pour la mission. Si les entrées sont d’un montant supérieur ou inférieur au montant de la facture récurrente saisie dans la mission, alors les entrées seront ajustées vers le haut ou vers le bas au moment de la facturation. Afin d’être facturées, les entrées doivent avoir une date concomitante ou antérieure à la date de facturation utilisée lors de la génération de la facture récurrente. Il faut aussi leur attribuer la mission pour laquelle la facture récurrente a été mise en place. Le montant de la facture récurrente doit être réparti proportionnellement aux entrées en fonction de leurs montants.
    • Heures fixes + Dépenses standard
       : Les entrées d’heures des missions configurées pour des factures récurrentes avec la méthode des dépenses fixes + heures standard seront facturées au montant spécifié au moment où la facture récurrente a été mise en place pour la mission, et les dépenses seront facturées à leur montant standard (montant calculé des entrées dans Saisie des heures et des dépenses). Afin d’être facturées, les entrées doivent avoir une date concomitante ou antérieure à la date de facturation utilisée lors de la génération de la facture récurrente. Il faut aussi attribuer aux entrées la mission pour laquelle la facture récurrente a été mise en place. Les entrées d’heures disponibles seront facturées proportionnellement au montant configuré dans les paramètres des missions et les entrées de dépenses seront facturées à leurs montants standard.
    • Progression
       :Utilisez cette méthode si votre cabinet génère généralement une facture récurrente pour un client avant que les heures et les dépenses d’un travail ne soient saisies. Les factures intermédiaires créent des TEC négatifs, et à un moment donné, vous aurez à faire coïncider les facturations intermédiaires avec les heures et les dépenses saisies pour effacer les factures intermédiaires.
      Lorsque vous configurez une facture récurrente avec la méthode de progression, vous devrez saisir les composantes de la facture de progression (personnel, activité et ainsi de suite). Au moment de la facturation, vous devrez sélectionner une date pour la facture. Le montant de la facture récurrente sera le montant configuré pour la facture récurrente dans la mission du client et peut inclure des taxes ou des frais supplémentaires, le cas échéant. L’activité et le personnel associés à cette facture de progression découlent de la configuration de la mission.
    • TEC standard
       : Toutes les entrées d’heures et de dépenses des missions configurées pour des factures récurrentes avec la méthode TEC standard seront facturées à leur montant standard (montant calculé des entrées dans Saisie des heures et des dépenses). Afin d’être facturées, les entrées doivent avoir une date concomitante ou antérieure à la date de facturation utilisée lors de la génération de la facture récurrente. Il faut aussi attribuer aux entrées la mission pour laquelle la facture récurrente a été mise en place.
  4. Montant
     : Saisissez le montant de la facture récurrente. Ce champ n'est pas disponible lorsque vous choisissez
    TEC standard
    .
  5. Membre du personnel
     : Sélectionnez le personnel associé à la facture récurrente. Ce champ est disponible uniquement lorsque vous sélectionnez la méthode de Progression ou d’Ajustement.
  6. Activit
     : Sélectionnez l’activité associée à la facture récurrente. Ce champ est disponible uniquement lorsque vous sélectionnez la méthode de Progression ou d’Ajustement.
Majorations
Si votre entreprise ajoute une majoration à cette mission, cliquez sur le sous-onglet
Majorations
 de l'ongleet Missions et choisissez parmi les options suivantes :
  • Aucune majoration
     : Cette option est la valeur par défaut des nouvelles missions.
  • Basé sur l'activit
     : Si vous choisissez cette option, la mission utilise la majoration mise en place pour l’activité.
  • Montant fixe
     : Si vous sélectionnez cette option, saisissez ou sélectionnez un montant de majoration dans la liste déroulante.
Liens
Cliquez sur l'ongleet
Liens
 pour ajouter des liens vers des fichiers, des sites Web ou des documents en dehors de DT Gestion, y compris les documents stockés dans DT Classeur.
Les liens que vous ajoutez à la mission d’un client s’appliquent uniquement à la mission à laquelle vous les ajoutez. Vous pouvez également ajouter des liens à des modèles de mission, qui s’appliquent à toutes les nouvelles missions générées à partir de ce modèle.
Champs personnalisés
Utilisez l'ongleet Champs personnalisés pour saisir des renseignements supplémentaires pour la mission dans les champs disponibles (le cas échéant). Les champs personnalisés peuvent être des cases à cocher, des dates, des listes, des champs numériques, des listes de personnel ou des champs de saisie de texte. Les champs personnalisés pour les dates ont un calendrier déroulant. Les champs personnalisés numériques ont une calculatrice déroulante.
DT Gestion vous permet de créer vos propres champs personnalisés et noms de champ pour des bureaux, des membres du personnel, des activités, des clients, des missions, des projets, des tâches et la saisie des heures et des dépenses. L’utilisation des champs personnalisés vous permet de suivre les renseignements supplémentaires fournis dans l’application. Vous pouvez créer des cases à cocher, des champs de date, des champs numériques, des champs de texte (jusqu’à 4 000 caractères), des listes et des listes de personnel.
Pour créer des champs personnalisés, cliquez sur
Configuration
Champs personnalisés
, puis
Bureaux
,
Personnel
,
Activités
,
Clients
,
Missions
,
Projets
,
Tâches
, ou
Saisie des heures & des dépenses
, selon l’endroit où vous souhaitez que les champs personnalisés apparaissent dans DT Gestion.

Modification d'une mission pour un client

  1. Dans la liste des missions, cliquez sur la mission que vous souhaitez modifier.
  2. Cliquez sur le bouton
    Modifier
    .
  3. Apportez les modifications nécessaires aux renseignements, regroupements, taux, factures récurrentes ou majorations concernant la mission.
    note
    Si vous modifiez l’Identifiant du modèle de mission d’un client existant en sélectionnant un Identifiant différent dans la liste déroulante, l’Identifiant de la mission du client sera modifié, mais les renseignements provenant du modèle ne seront pas copiés. Les renseignements d’un modèle de mission sont uniquement copiés dans la mission d’un client pour les nouvelles missions.
  4. Cliquez sur le bouton
    Entrée
     pour enregistrer vos modifications.

This article applies to:

  • Product: DT Gestion