Saisie des temps et des dépenses

Saisie de temps et de dépenses de chaque membre du personnel

Le personnel peut utiliser l'ongleet de saisie de l'écran Saisie des heures et des dépenses pour saisir leurs propres heures et dépenses.
note
Les cabinets dotés de membres du personnel administratif qui saisissent les heures et les dépenses des autres employés pour eux peuvent utiliser l'ongleet Présentation pour consulter et saisir les heures et les dépenses de plusieurs membres du personnel. Consultez Saisie des heures et des dépenses de plusieurs membres du personnel pour en savoir plus.

Saisie d'une transaction horaire

  1. Dans le menu Actions, cliquez sur Saisie des heures et des dépenses.
  2. Cliquez sur l'ongleet de saisie.
  3. Dans le champ
    Personnel
    , saisissez le nom ou l'identifiant du personnel, ou sélectionnez-le dans la liste déroulante.
  4. Dans le champ
    Date du bilan
    , saisissez une date pour la feuille de temps, ou cliquez sur le bouton Bouton Flèche vers le bas et sélectionnez une date de bilan dans le calendrier déroulant.
    note
    Les dates en rouge sur le calendrier contiennent les saisies des heures et des dépenses. Si vous mettez le curseur de votre souris sur une date en rouge, une infobulle affiche le nombre d'heures saisies pour ce jour.
  5. Sur le sous-onglet Temps, cliquez sur le champ
    Client
     de la première rangée vide et sélectionnez un identifiant du client dans la liste déroulante.
  6. Renseignez le champ
    Mission
     (obligatoire).
    note
    Si vous avez sélectionné un paramètre par défaut dans les préférences de l'utilisateur pour le client, la mission ou l'activité, l'application renseignera automatiquement ces champs et ceux-ci peuvent être masqués.
  7. Si votre cabinet possède une licence pour le module Gestion de projet, mettez les renseignements sur la tâche et le projet à jour, au besoin.
    1. S’il existe un projet associé à cette entrée, sélectionnez-le dans le champ
      Projet
      .
    2. Pour mettre à jour les renseignements sur le suivi du projet, faites un clic droit sur le champ
      Projet
       ou cliquez sur le bouton Sélection de tâches Bouton Sélection de tâches en regard du champ
      Projet
       pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection de tâches.
    3. S’il existe une tâche associée à cette entrée, sélectionnez-la dans la liste
      Tâche
      .
      note
      Si une activité est associée à la tâche que vous sélectionnez, le champ
      Activité
       est automatiquement renseigné.
    4. Pour mettre à jour les renseignements sur le suivi de la tâche, faites un clic droit sur le champ
      Tâche
       ou cliquez sur le bouton Sélection de tâches Sélection de tâches en regard du champ
      Projet
       pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection de tâches.
  8. Dans le champ
    Date
    , vous pouvez saisir une date ou cliquer sur le bouton pour la sélectionner à partir du calendrier déroulant. Si vous avez indiqué une date par défaut, l'application renseigne le champ
    Date
     avec les paramètres par défaut que vous avez sélectionnés. Si vous n’avez pas indiqué une date par défaut et avez laissé le champ
    Date
     vide, l'application renseigne la date à partir de la transaction antérieure.
    note
    L'application renseignera également les champs
    Client, Mission
     et
    Activité
     avec l'entrée de la transaction antérieure, si vous les laissez vides.
  9. Si votre cabinet a affecté des taux aux activités ou missions, l'application renseigne automatiquement le champ
    Taux
    . Sinon, vous devez sélectionner le taux dans la liste déroulante.
    note
    Si vous ne disposez pas d'une autorisation de sécurité pour substituer les taux, ce champ est masqué.
  10. Dans le champ
    Heures
    , saisissez le nombre d'heures ou sélectionnez le nombre dans la calculatrice déroulante.
    note
    • Cette colonne sera intitulée Heures ou Minutes selon les préférences de l'utilisateur que votre cabinet a sélectionné pour la saisie des heures.
    • Si vous le souhaitez, vous pouvez lancer un temporisateur au lieu de saisir une durée dans le champ
      Heures
      .
  11. L'application calcule automatiquement le champ
    Montant
    .
    note
    • Si vous ne disposez pas d'une autorisation de sécurité pour consulter les montants des TEC, ce champ est masqué.
    • Un personnel disposant de l'autorisation de sécurité appropriée peut substituer le montant, si besoin est. Lorsqu'un montant est remplacé, il apparaît en rouge. L'application ne peut pas recalculer les montants que vous substituez; vous pouvez uniquement les remplacer manuellement.
  12. Dans le champ
    Commentaires
    , vous pouvez saisir un commentaire facultatif. Si vous avez besoin de plus d’espace pour saisir les renseignements, cliquez sur le bouton Commentaire Bouton Commentaire et saisissez le texte dans la boîte de dialogue Commentaire. Utilisez ce champ pour saisir un commentaire facultatif sur les saisies des heures et des dépenses que vous pouvez inclure sur les factures et les rapports. Si votre texte est plus long que le champ, la boîte de dialogue s'ouvre afin de fournir plus d’espace pour votre saisie. Pour gagner du temps, vous pouvez sélectionner un élément de texte prédéfini dans le champ
    Texte standard
     à utiliser en tant que commentaire. Ces entrées de texte standard proviennent de
    Configuration
    Texte Standard
    . Cliquez sur le bouton Vérifier l'orthographe pour vérifier l'orthographe de votre commentaire. Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Saisie des heures et des dépenses.
  13. Vous pouvez également ajouter une remarque facultative au facturier dans le champ
    Remarque du facturier
    .
    Utilisez le champ
    Remarque du facturier
     pour saisir une remarque facultative sur les saisies des heures et des dépenses pour la facturation. Cette remarque est utilisée à des fins internes uniquement. Si votre texte est plus long que le champ, la boîte de dialogue Remarque du facturier s'ouvre afin de fournir plus d’espace pour votre saisie. Pour gagner du temps, vous pouvez sélectionner un élément de texte prédéfini dans le champ
    Texte standard
     à utiliser pour la remarque du facturier.
    note
    Ces entrées de texte standard proviennent de
    Configuration
    Texte Standard
    .
    Cliquez sur le bouton Vérifier l'orthographe pour vérifier l'orthographe de la remarque du facturier. Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Saisie des heures et des dépenses.
  14. Appuyez sur la touche TAB jusqu'à ce que vous arriviez à la fin de la ligne pour terminer l'entrée.

Saisie du congé compensatoire

Si votre cabinet dispose d'une licence pour le module Gestion du personnel et suit le congé compensatoire, vous pouvez saisir une transaction de congé compensatoire sur l'écran Saisie des heures et des dépenses.
  1. Sur l'ongleet de saisie de l'écran Saisie des heures et des dépenses, sélectionnez un membre du personnel et une date de bilan.
  2. Cliquez sur le bouton congé compensatoire.
  3. Dans la boîte de dialogue Détail de congé compensatoire, saisissez une date pour l'entrée du congé compensatoire dans le champ
    Date
     de la dernière rangée. Cette date doit être celle à laquelle le congé compensatoire a été obtenu ou utilisé.
  4. Dans le champ
    Description
    , sélectionnez Obtenu, Utilisé ou Ajustement manuel.
    • Obtenu
       :— le congé compensatoire a été obtenu à cette date
    • Utilisé
       :— le congé compensatoire a été utilisé à cette date
    • Ajustement manuel
       :— un ajustement est nécessaire (doit être utilisé au besoin par les administrateurs du cabinet)
  5. Dans le champ
    Heures
    , saisissez le nombre d'heures.
    note
    Si vous avez sélectionné Utilisé dans le champ
    Description
    , le chiffre dans ce champ s'affiche en montant négatif.
  6. Cliquez sur OK.
Vous pouvez consulter les soldes du congé compensatoire dans le portlet Avantages sociaux du tableau de bord du personnel. Le personnel disposant de privilèges de sécurité suffisants peut consulter les soldes du congé compensatoire sur l'ongleet Avantages sociaux de l'écran Gestion du personnel.

Saisie d'une transaction de dépenses

  1. Cliquez sur le sous-onglet Dépenses.
  2. Sélectionnez le client et la mission pour les dépenses.
  3. S’il existe un projet associé à l'entrée des dépenses, sélectionnez-le dans la liste déroulante
    Projet
    . Cliquez sur le bouton Sélection de tâches Bouton Sélection de tâches à côté du champ
    Projet
     pour ouvrir la boîte de dialogue Sélection de tâches et mettre à jour les renseignements sur les tâches.
    note
    Pour les saisies des dépenses, seules les tâches dotées d'une activité de type dépenses sont disponibles dans la boîte de dialogue Sélection de tâches.
  4. Sélectionnez une activité pour les dépenses. Il s’agit d'un champ obligatoire. Veuillez noter que seules les activités de type dépenses sont disponibles dans la liste déroulante.
  5. Saisissez ou sélectionnez une date pour les dépenses.
  6. Saisissez le nombre d'unités des dépenses, ou utilisez la calculatrice déroulante, pour renseigner le champ
    unités
    .
  7. Le champ
    Prix unitaire
     affiche le prix unitaire configuré pour l'activité sélectionnée. Vous pouvez saisir un autre prix, au besoin.
  8. Le champ
    Montant
     est calculé automatiquement en multipliant le nombre d'unités par le prix unitaire.
  9. Vous pouvez saisir facultativement du texte dans le champ
    Commentaire
     en cliquant sur le bouton Commentaire Bouton Commentaire et en saisissant ou en sélectionnant du texte dans la boîte de dialogue Commentaire.
  10. Vous pouvez également ajouter une remarque facultative au facturier dans le champ
    Remarque du facturier
    .
  11. Appuyez sur la touche TAB jusqu'à ce que vous arriviez à la fin de la ligne pour terminer la saisie des dépenses.

Modification rapide

Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des renseignements dans certains champs directement dans l'écran Saisie des heures et des dépenses si vous disposez d'une autorisation de sécurité appropriée. Faites un clic droit dans un champ et faites une sélection dans le menu contextuel.
Vous pouvez également utiliser le menu contextuel pour filtrer les éléments dans les listes déroulantes, imprimer la grille de saisie de données, vérifier l'orthographe et supprimer des entrées.

This article applies to:

  • Product: DT Gestion