Política de retenção de dados
Retenção e arquivamento de dados
A Thomson Reuters está implementando uma extensa Política de retenção de dados que concederá até 10 anos de armazenamento de dados transacionais no ONESOURCE Determination Enterprise. Os dados transacionais armazenados no banco de dados de auditoria do Determination serão retidos em uma base contínua de 2 anos, enquanto os dados armazenados em Relatórios e Análises serão armazenados em uma base contínua por até 10 anos.
Ao atualizar faturas históricas para estornos de transações no Determination Audit, você pode acessar transações auditadas dos últimos 24 meses em relação à data atual da transação. Em Relatórios e análises, o acesso aos dados históricos de transações depende do tempo de armazenamento dos dados, com tempos de recuperação variando com base em quando os dados foram originalmente registrados no banco de dados.
Em Relatórios e análises, forneceremos um processo de classificação de dados de três camadas para os dados de dez anos — dados quentes, mornos e frios. Revise cuidadosamente as definições a seguir para entender quando e como você pode acessar seus dados no ONESOURCE Determination Enterprise — Relatórios e análises.
Determination Anywhere (DA):
Para clientes que licenciam e implantam o Determination Anywhere, as faturas são normalmente geradas devido à atividade do Determination e são sincronizadas com o Enterprise Cloud ou exportadas para a unidade de rede local designada (por exemplo, Data Lake) em vez de serem sincronizadas com o Determination Enterprise para geração de relatórios. Para obter mais informações, consulte a seção Residência de dados no Anexo.Classificação de dados quentes, mornos e frios
- Dados quentes— Dados transacionais dos últimos 24 meses a partir da data atual da transação. Os dados quentes estão prontamente disponíveis para acesso a relatórios e análises e são normalmente usados para transações com ciclos de conformidade ativos.
- Exemplo: Inclui dados para hoje menos 24 meses. Se a data de hoje for 1.º de janeiro de 2024, os dados de 1.º de janeiro de 2022 até hoje seriam considerados dados “quentes”.
- Relatórios: Todos os relatórios-padrão, relatórios personalizados e relatórios de configuração podem ser visualizados, editados e baixados imediatamente para dados quentes.
- Insights e análises: Análises e visuais em tempo real para os últimos 2 anos de dados.
- Dados mornos— Dados transacionais entre 3 e 5 anos. Dados mornos são normalmente usados para relatórios históricos e análise de tendências. A duração da recuperação desses dados pode levar mais tempo do que a duração da recuperação de dados quentes.
- Exemplo: Considerando a data de hoje de 1.º de janeiro de 2024, os dados entre 1.° de janeiro de 2021 e 1.º de janeiro de 2019 seriam considerados dados mornos.
- Relatórios: Todos os relatórios-padrão e personalizados são acessíveis por meio do agendamento. O relatório estará disponível no dia seguinte, ou antes, dependendo de fatores como volume de dados, tipo de resumo e momento do relatório.
- Insights e análises: Todos os relatórios-padrão, relatórios personalizados e relatórios de configuração que exigem acesso a dados mornos devem ser programados para processamento. Os usuários não poderão realizar análises em tempo real e editar relatórios ao tentar recuperar dados mornos.
- Dados frios— Dados transacionais com mais de 5 anos e limitados a 10 anos. Normalmente, são dados aos quais você precisa de acesso de forma muito limitada e são acessados principalmente para fins de auditoria e conformidade.
- Exemplo: Considerando a data atual de 1.º de janeiro de 2024, 5 a 10 anos de dados frios são dados entre 1.º de janeiro de 2019 e 1.º de janeiro de 2014.
- Os dados frios podem ser acessados como um extrato de arquivo de dados (exportação) a ser baixado usando a função Agendamento.
Dados com mais de 10 anos
Dados transacionais com mais de 10 anos serão removidos pela Thomson Reuters todos os anos. Antes de remover seus dados transacionais, você receberá até 60 dias para baixar os dados do nosso sistema. Depois que os dados forem removidos, eles não estarão mais disponíveis para visualização ou download.
Resumo dos SLAs para dados quentes, mornos e frios
Tipo | Duração | Método de recuperação | SLA |
|---|---|---|---|
Quente | 0 a 2 anos | Todos os relatórios-padrão, relatórios personalizados, relatórios de configuração, insights e análises. | Imediato, em tempo real* |
Morno | 2 a 5 anos | Agendamento de relatórios-padrão e personalizados | 8-48 horas* |
Frio | 5 a 10 anos | Extrato de dados para download | 48-96 horas* |
Mais | Mais de 10 anos | Extrato de dados para download (antes de ser removido do sistema) | Não aplicável |
* SLAs são estimativas e dependem de vários fatores, como volume de dados, hora do dia em que o relatório é executado, complexidade do resumo.
Ao definir e hierarquizar os dados em termos de Quente, Morno e Frio, leva-se em conta as datas de transação, não a data da fatura ou a data fiscal. Encontre mais detalhes e definições de datas na seção Datas do Determination.
Datas do Determination
Tipos de data que definem Quente, Morno e Frio:
- Adata da transaçãoé usada para comparar com dados quentes, mornos e frios.
- A data da transação é a data em que o cálculo fiscal ocorreu no Determination, com a data e a hora convertidas para o fuso horário UTC. As datas de transação são normalmente as mesmas que as datas de fatura ou dentro do mesmo período que as datas de fatura. Portanto, uma data de transação é uma boa indicação de datas de fatura e datas fiscais.
- Data da fatura— Esta data é fornecida na solicitação de entrada de cálculo fiscal feita por um cliente.
- Data fiscal— As datas fiscais são extraídas do ano fiscal de uma empresa, que pode variar de acordo com as necessidades de negócios. Um ano fiscal é um período de um ano (52 ou 53 semanas) selecionado por uma empresa ou governo para coincidir com os ciclos de planejamento, orçamento ou receita.
Estornos
Um estorno pode ser iniciado pelo Cliente, TR ou um banco emissor, e pode ser o resultado de uma transação sendo reembolsada (por exemplo, itens devolvidos em uma loja após a compra) ou qualquer outra coisa entre o comerciante e seu cliente que possa resultar em uma alteração na transação original. Saiba mais sobre reversões no ONESOURCE Determination em nosso guia Ajuda.
Impacto da retenção de dados
No caso de uma transação de estorno, uma data de transação pode ser diferente da data da fatura. Por exemplo, se for uma fatura ABC1001 em 20 de agosto de 2024, a data da transação para esta fatura é 20 de agosto de 2024.
Se ocorrer um estorno desta fatura em 1.º de setembro de 2024, o Determination compensará os lançamentos originais da fatura ABC1001 e criará novos lançamentos para a mesma fatura. A transação para o estorno é agora 1.º de setembro de 2024, no entanto, a data da fatura original ainda é 20 de agosto de 2024.
ID da fatura | Data original da fatura | Data de lançamento da transação | Operação |
|---|---|---|---|
ABC1001 | 20 de agosto de 2024 | 20 de agosto de 2024 | Lançar uma transação |
ABC1001 | 20 de agosto de 2024 | 1.º de setembro de 2024 | Estorno |
Alterações nos estornos
Daqui para frente, o ONESOURCE Indirect Tax Determination só concederá estornos por até 2 anos.
ID da fatura | Data original da fatura | Data da transação | Operação | Compatível |
|---|---|---|---|---|
ABC1001 | 20 de agosto de 2024 | 20 de agosto de 2022 | Lançar uma transação | Sim |
ABC1001 | 20 de agosto de 2024 | 1.º de setembro de 2022 | Estorno | Sim |
ABC1001 | 20 de agosto de 2024 | 1.º de setembro de 2024 | Estorno | Não* |
*Nesse caso, o sistema tratará essa solicitação como uma nova fatura e isso pode não ter a mesma relação de ligação com a fatura antiga original.
O Determination processará apenas estornos e atualizações de faturas antigas de até 24 meses. Para quaisquer estornos e atualizações de uma fatura anterior, a data da fatura original não pode ser anterior a 24 meses a partir da data da transação da atualização.
Dados com mais de 10 anos
A Thomson Reuters não armazenará dados com mais de 10 anos. Nesse caso, a Thomson Reuters permitirá que os clientes baixem os dados em um período de 60 dias, assim que os dados se tornarem mais antigos do que 10 anos. Após 60 dias, os dados não estarão mais disponíveis para download ou acesso.
Detalhes sobre as funcionalidades de relatórios e análises para dados quentes, mornos e frios
Tipo de relatório | Relatórios | Quente | Morno | Frio |
|---|---|---|---|---|
Relatórios-padrão |
| Sim | Sim — Programado | Não |
Relatórios de configuração |
| Sim | Sim — Programado | Não |
Relatórios personalizados |
| Sim | Sim — Programado | Sim — Programado |
Observação:
- Agendamento de relatório personalizado para dados frios — Isso só estará disponível no formato CSV.
- A funcionalidade Visualizar relatório em qualquer relatório ou a opção Dados de amostra no modo Editar de qualquer relatório só pode ser usada para dados quentes e mornos.
- Insights e análises — Isso incluirá os últimos 2 anos de dados.
Perguntas frequentes (FAQ)
- Quantos dados posso mover do Original para a Nuvem?Os clientes podem optar por migrar até 10 anos de dados transacionais do Determination Original (implantação na nuvem original ou no local) para o ONESOURCE Determination Enterprise Cloud. Para clientes que escolhem uma implantação do Determination Anywhere, consultar a seção Determination Anywhere no Apêndice.
- Quantos dados posso trazer de outra solução para a TR ONESOURCE?Os clientes podem optar por migrar até 10 anos de dados transacionais de outra solução para o ONESOURCE Determination Enterprise Cloud.
- Com que rapidez posso acessar dados históricos?Isso dependerá do intervalo de datas dos seus dados. Definimos dados transacionais como quentes, mornos e frios. Dados dos últimos 2 anos a partir da data atual são considerados dados quentes, dados de 2 a 5 anos são considerados dados mornos e dados entre 5 e 10 anos são considerados dados frios. Consulte os SLAs para cada tipo de dados neste documento.
- Em que formato posso obter meus dados antigos?Isso dependerá do intervalo de datas dos seus dados que você está tentando acessar. Definimos dados como quentes, mornos e frios. Dados dos últimos 2 anos a partir da data atual são considerados dados quentes, dados de 2 a 5 anos são considerados dados mornos e dados entre 5 e 10 anos são considerados dados frios. Consulte a tabela anterior para entender o formato dos dados que estarão disponíveis para acessar cada tipo de dados. Em geral, os dados quentes ou mornos estarão disponíveis em qualquer relatório-padrão ou personalizado compatível com Relatórios e Análises. Os dados frios estarão disponíveis apenas em um formato de arquivo CSV que inclui dados de imposto da linha da fatura.
- O que acontece com meus dados depois que eles passam dos últimos 10 anos?A Thomson Reuters tem uma política de retenção de dados que limita o armazenamento a um máximo de 10 anos a partir da data atual. Quando os dados atingirem esse limite de 10 anos, os clientes terão 60 dias para baixar as informações. Quando esse período de 60 dias expirar, os dados serão removidos permanentemente dos sistemas da Thomson Reuters e os clientes não poderão mais recuperá-los ou acessá-los.
- E quanto à sobreposição do intervalo de datas entre quente e morno, ou morno e frio?Pode ocorrer um intervalo de datas sobreposto quando você seleciona um intervalo de datas que abrange dois tipos de dados; por exemplo, a data inicial está nos dados mornos e a data final está nos dados quentes. Por exemplo, se a data de hoje for 1.º de janeiro de 2024, os dados de 1.º de janeiro de 2022 até hoje seriam considerados dados quentes. Se um usuário selecionar um intervalo de datas com uma data inicial de 1.º de junho de 2021 e uma data final de 31 de agosto de 2022, isso será considerado um intervalo sobreposto.Nesse caso, Relatórios e análises produzirão um relatório dos dados que se enquadram nos dados quentes. Para os dados restantes, o usuário deve agendar um relatório.
Apêndice
1.1 Determination Anywhere — Residência de dados
Residência de dados refere-se a uma opção de implantação do Determination Anywhere pela qual as faturas de auditorias, geradas devido à atividade de cálculo de impostos, são entregues a um local que você designa, como seu próprio Data Lake, em vez de os dados serem transferidos de volta para o Thomson Reuters Determination Enterprise (para fins de relatório). O sistema Determination inclui muitos recursos adicionais, como relatórios, interface de usuário, gerenciamento de certificados, enquanto o Determination Anywhere fornece a capacidade de cálculo de impostos. O Determination Anywhere, por padrão, transfere dados de faturas de auditoria para o Determination Enterprise para que você se beneficie de cálculos fiscais rápidos realizados localmente pelo Determination Anywhere, aproveitando ao máximo todos os recursos oferecidos na nuvem do Determination Enterprise.