Ein Dokument erstellen

Erstellen einer Rechnung – Mit der Funktion

Dokument erstellen

können Sie entweder eine neue Rechnung erstellen oder eine Rechnung aus einer Vorlage erstellen, um sie an Ihre Kunden zu senden. Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie sie als Vorlage speichern, um sie später erneut zu verwenden. Bei Verwendung einer zuvor erstellten Vorlage können Sie lediglich die Daten anpassen, die sich für diese Rechnung unterscheiden, anstatt alle Angaben erneut eingeben zu müssen. Bitte beachten Sie, dass Vorlagen für jeden Empfänger spezifisch sind.

Um eine Vorlage zu verwenden, markieren Sie einfach die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf

Rechnung aus Vorlage erstellen.

Um eine neue Rechnung zu erstellen, müssen Sie zuerst den Empfänger und den Rechnungstyp (Lastschrift oder Gutschrift) auswählen. Verwenden Sie die Drop-down-Liste, um Ihre Optionen anzuzeigen. Wenn Sie den gewünschten Empfänger nicht in der Drop-down-Liste finden können, müssen Sie ihn zuerst Ihrem Kundenverzeichnis hinzufügen.

Die

Empfängerdetails

werden, basierend auf den Informationen im Kundenverzeichnis, automatisch mit Empfängerdetails ausgefüllt. Sie können einige dieser Details bearbeiten, indem Sie auf die Option

Bearbeiten

neben dem Feld klicken. Bitte beachten Sie, dass die hier vorgenommenen Änderungen nur für die Rechnung selbst gelten und sich nicht auf die Kundendaten in Ihrem Netzwerk in Pagero Online auswirken.

Sie sehen nun die verschiedenen Felder, die für Ihre Rechnung verfügbar sind. Einige Felder werden basierend auf den Informationen im System automatisch ausgefüllt, während andere Sie selbst hinzufügen müssen. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet. Sie müssen diese ausfüllen, um Ihre Rechnung zu speichern oder zu senden. Jedes Feld, das nicht mit dem roten Sternchen markiert ist, ist optional. Einige Empfänger oder Formate können jedoch zusätzliche Anforderungen haben. In der rechten Spalte auf der Seite sehen Sie die Rechnungszusammenfassung. Dies wird aktualisiert, wenn Sie Ihre Rechnung ausfüllen.

Hier aktualisieren Sie die

Rechnungsdetails

. In diesem Abschnitt werden standardmäßig einige Felder angezeigt; bei Bedarf können weitere Felder hinzugefügt werden. Grundsätzlich müssen Sie eine Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie ein Fälligkeitsdatum angeben. Für zusätzliche Felder können Sie auf

Felder hinzufügen

klicken, wodurch ein Menü in der rechten Spalte mit weiteren Details zum Hinzufügen geöffnet wird. Markieren Sie diejenigen Felder, die Sie in Ihre Rechnung aufnehmen möchten, indem Sie das Kästchen daneben ankreuzen. Dadurch wird ein zusätzliches Feld hinzugefügt, das Sie nun bearbeiten können.

Unter

Artikel

fügen Sie die Rechnungszeilen mit Informationen zu jedem Rechnungsposten hinzu. Für diesen Abschnitt gilt, dass jede Rechnung mindestens eine Rechnungszeile mit einem Artikelnamen, einer Menge, einer Einheit, einem Stückpreis und einem Mehrwertsteuersatz enthalten muss. Der Nettobetrag wird dann berechnet und automatisch von Pagero Online hinzugefügt. Wenn Ihr Artikel von der Mehrwertsteuer ausgenommen ist, müssen Sie trotzdem den Mehrwertsteuersatz sowie das Feld für die Mehrwertsteuerbefreiung hinzufügen. Um weitere Zeilen hinzuzufügen, klicken Sie einfach so oft wie nötig auf Zeile hinzufügen. Um eine Zeile zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol nach der Zeile. Beachten Sie, dass zur Bearbeitung der Rechnung keine leere Artikelzeile existieren darf. Wenn Sie also mehr Zeilen hinzugefügt haben, als Sie benötigen, müssen Sie die überzähligen Zeilen entfernen. Um ein zusätzliches Feld zu einer einzelnen Zeile hinzuzufügen, können Sie das

+

Symbol am Ende der Zeile drücken. Um ein zusätzliches Feld zu allen Zeilen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche

Felder zu allen Zeilen hinzufügen

. Dadurch werden die verfügbaren zusätzlichen Felder auf der rechten Seite angezeigt. Wenn Sie mehr Felder zu Ihren Artikelzeilen hinzugefügt haben, können Sie auf

Alle ausklappen

klicken, um alle Felder in jeder Zeile anzuzeigen, oder alle einklappen, um nur die Standardfelder anzuzeigen. Sie können auch auf die Pfeilmarkierung links neben der Zeile klicken, um eine bestimmte Zeile zu erweitern oder zu reduzieren.

Rabatte und Gebühren

. Wenn Ihr Dokument Rabatte oder Gebühren auf Dokumentenebene enthält, können Sie diese hier hinzufügen, indem Sie auf die entsprechende Option klicken. Dies erzeugt dann weitere Felder, die Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen ausfüllen können. Diese funktionieren auf die gleiche Weise wie die Artikelzeilen, sodass Sie bei Bedarf zusätzliche Felder oder Zeilen hinzufügen können. Rechnungssumme – Die Rechnungssumme zeigt die Rechnungs-Zusammenfassung an, die gemäß den in den vorherigen Abschnitten hinzugefügten Informationen berechnet wurde. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Währung, um die Währung auszuwählen. Verwenden Sie das Kontrollkästchen, um das Runden zu aktivieren, falls gewünscht. Klicken Sie auf Felder hinzufügen, um bei Bedarf die Mehrwertsteuer in einer anderen Währung hinzuzusetzen.

Absenderdetails

Einige Absenderdetails werden basierend auf den Informationen in Ihrem Firmenkonto eingegeben. Sie können einige davon bearbeiten, indem Sie auf die Option

Bearbeiten

klicken. Um Ihre Rechnung zu senden, muss sie mindestens ein Konto unter Absenderdetails enthalten. Klicken Sie auf

Konto hinzufügen

und geben Sie die entsprechenden Informationen ein. Um weitere Konten hinzuzufügen, klicken Sie einfach so oft wie nötig auf

Konto hinzufügen

. Um die Rechnung zu bearbeiten, muss jede Kontozeile ausgefüllt werden. Wenn zu viele Zeilen hinzugefügt wurden, entfernen Sie einfach die überflüssigen Zeilen, indem Sie auf das Papierkorbsymbol klicken.

Anhänge

Wenn Sie Ihrer Rechnung Anhänge hinzufügen möchten, können Sie dies hier tun. Wählen Sie

Anhang hinzufügen

, um eine Datei von Ihrem Computer hochzuladen. Sie können jeweils nur eine Datei hochladen, aber Sie können mehrere Anhänge nacheinander hinzufügen. Klicken Sie auf

Datei auswählen

, um Ihren Datei-Explorer zu öffnen und die hochzuladende Datei auszuwählen. Beachten Sie, dass Sie alle überflüssigen Zeilen entfernen müssen, bevor Sie Ihre Rechnung senden können. Wenn Sie zu viele Zeilen hinzugefügt haben, klicken Sie einfach auf das Papierkorbsymbol neben einer Zeile, um sie zu entfernen.

Sobald Sie die Informationen in jedem Abschnitt eingegeben haben, ist Ihre Rechnung bereit. Verwenden Sie das untere Menü, um das weitere Vorgehen auszuwählen. Sobald Sie mit Ihrer Rechnung fertig sind, haben Sie am Ende der Seite vier Optionen: Mit Rechnung abbrechen können Sie den von Ihnen erstellten Entwurf löschen. Mit Als Vorlage speichern können Sie diese Rechnung als Vorlage für diesen Empfänger speichern. Sie können diese dann für zukünftige Rechnungen verwenden und müssen dann nur die Daten bearbeiten, die sich geändert haben, anstatt die Rechnung jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen. Um als Vorlage zu speichern, werden Sie aufgefordert, eine Vorlagenbeschreibung auszufüllen. In der Vorschau können Sie die PDF-Präsentation als Vorschau dieser Rechnung anzeigen. Die PDF-Datei wird dann auf Ihren Computer heruntergeladen. Senden (Produktion) verarbeitet Ihre Rechnung und sendet sie an den Empfänger.

Wenn beim Klicken auf

Senden

erforderliche Informationen in Ihrer Rechnung fehlen, wird in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms eine Meldung angezeigt. Welches Pflichtfeld betroffen ist, wird dann mit einer roten Linie und einem

X

-Symbol hervorgehoben. Sobald die Rechnung gesendet wurde, sehen Sie eine Benachrichtigung in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms. Sie können dann Ihre gesendeten Dokumente einsehen, um den Status der Rechnung zu überprüfen. Beachten Sie, dass Dokumente in Pagero Online nur für 90 Tage verfügbar sind, es sei denn, Sie haben eine Archivvereinbarung.