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Rechnung vom Portal aus versenden

Über Pagero Online stellen wir unseren Kunden unser Rechnungsportal zur Verfügung, um die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen zu erleichtern. Nachfolgend finden Sie eine vollständige Anleitung zum Versenden elektronischer Rechnungen direkt aus unserem Portal.
So senden Sie Rechnungen von Pagero Online
 1. Um auf dieses Portal zugreifen zu können, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Pagero Online an und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
2. Wählen Sie den Empfänger und die Art der Rechnung aus, die Sie erstellen möchten:
  • Ausgangsrechnung
    : Eine Ausgangsrechnung ist ein Dokument, mit dem ein Verkäufer den Käufer über aktuelle Schuldenverpflichtungen informiert. Sie können es als den standardmäßig zu verwendenden Rechnungstyp betrachten.
  • Gutschrift
    : Eine Gutschriftsrechnung ist ein Dokument, das unter anderem dazu dient, eine Rechnung zu stornieren oder zu korrigieren, die erfolgreich verarbeitet und versendet wurde.
Wenn Sie den Empfänger nicht im Dropdown-Menü finden können, müssen Sie ihn zu Ihrem Kundenverzeichnis hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
Rechnung
erstellen
Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, diese als Vorlage zu speichern. So können Sie es in diesem Schritt auswählen und nur die Daten anpassen, die von Ihrer Vorlage abweichen. Bitte beachten Sie, dass Vorlagen nicht zwischen verschiedenen Empfängern geteilt werden.Wenn verfügbar, klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf
Rechnung aus Vorlage erstellen
.
Weitere Informationen zum Speichern einer Vorlage finden Sie in Schritt 11.
3. Informationen zum Empfänger werden basierend auf den in Ihrem Verzeichnis verfügbaren Informationen vorab ausgefüllt. Einige Daten (Kundennummer, Liefer- und Rechnungsadresse) können bei Bedarf durch Klicken auf
Bearbeiten
 aktualisiert werden
4. Geben Sie die Rechnungsdetails ein. Bei Bedarf können zusätzliche Felder hinzugefügt werden, indem Sie auf „
Felder hinzufügen
“ klicken und eine der Optionen auswählen, die auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt werden (Rechnungsdetails).Beachten Sie, dass alle Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet sind. Wenn diese Informationen nicht angegeben werden, ist eine Bearbeitung/Versendung der Rechnung nicht möglich.
5. Artikel - Fügen Sie Informationen zu den Artikeln der Rechnung hinzu. a. Fügen Sie weitere Zeilen hinzu, indem Sie auf
Zeile hinzufügen
 klicken. b. Bei Bedarf können Sie allen Zeilen zusätzliche Felder hinzufügen, indem Sie unten links auf
Feld zu allen Zeilen hinzufügen
 klicken. Wenn Sie ein Feld nur zu einer bestimmten Zeile hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Pluszeichen in dieser Zeile. Wählen Sie aus der Liste auf der rechten Seite die zusätzlichen Felder aus, die Sie hinzufügen möchten c. Um alle hinzugefügten zusätzlichen Felder anzuzeigen, klicken Sie auf „
Alle erweitern
“ und „
Alle reduzieren
“, um die Felder auszublenden (die zusätzlichen Felder werden weiterhin zur Rechnung hinzugefügt).
Beachten Sie, dass einige Kunden möglicherweise zusätzliche verbindliche Anforderungen oder strenge Wertebereiche haben, die in diesem Leitfaden nicht aufgeführt sind. Wenn Sie direkt von Ihrem Kunden einen Registrierungslink für Pagero erhalten haben, können Sie alle zusätzlichen Rechnungsanforderungen auf dessen Onboardingseite überprüfen (der Link zu dieser Seite sollte in der Registrierungs-E-Mail verfügbar sein, Sie können ihn aber auch bei unserem Support-Team anfordern).Wenn Ihre Rechnung von der Mehrwertsteuer befreit sein soll, lesen Sie bitte weiter. Andernfalls können Sie direkt mit Schritt 6 fortfahren.Sie müssten die Mehrwertsteuerbefreiung für Ihre Artikelzeilen hinzufügen, indem Sie auf „
Feld zu allen Zeilen hinzufügen
“ klicken und dann auf „Mehrwertsteuerbefreiung“ klicken, sodass dort ein Kontrollkästchen angezeigt wird.
Anschließend können Sie unter „Mehrwertsteuerart“ den konkreten Grund für die Befreiung auswählen
Wenn der Mehrwertsteuertyp ausgewählt wurde, können Sie einen Text hinzufügen, der weiteren Kontext bietet, indem Sie auf Mehrwertsteuerbefreiung klicken
Beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer in der Artikelzeile auch dann eine Null sein muss, wenn Sie auf „Mehrwertsteuerbefreiung“ geklickt haben, da es sich bei diesem Wert um ein Pflichtfeld handelt.
6. Fügen Sie gegebenenfalls Rabatte oder Gebühren hinzu, indem Sie auf
Rabatt hinzufügen
 oder
Gebühr hinzufügen
 klicken und die erforderlichen Informationen eingeben.
7. Wenn ein Rabatt oder eine Gebühr steuerfrei sein soll, klicken Sie auf das +, um diese Informationen hinzuzufügen.
8. Bei Bedarf können Sie die Währung der Rechnung oder die Mehrwertsteuer ändern, indem Sie auf „
Felder
hinzufügen
“ klicken und auswählen, ob Sie den Rechnungsgesamtbetrag runden möchten:
9. Zahlungsmethode hinzufügen oder Zahlungsmethode ändern, klicken Sie auf die Dropdown-Liste. Sie können mehrere Zahlungsmethoden hinzufügen, indem Sie auf
Konto hinzufügen
 klicken und aus der Dropdown-Liste den Kontotyp auswählen, den Sie hinzufügen möchten:
Diese Informationen können automatisch zu allen Rechnungen hinzugefügt werden, indem Sie zu
Einstellungen - Konten - Konto hinzufügen
 navigieren.
10. Sie können Dateien an Ihre Rechnung anhängen, indem Sie auf Datei auswählen klicken. Wenn Sie zusätzliche Anhänge hinzufügen möchten, klicken Sie auf „
Anhänge
hinzufügen
“, um den Anhang hinzuzufügen, und wählen Sie dann „
Anhangstyp
“ aus.
11. Sobald die Rechnung vollständig ist, können Sie fortfahren und den Sendemodus auswählen, indem Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche „
Rechnung
senden
“ klicken. Hier finden Sie drei Optionen:
  • Produktion-
     Im Produktion Sendemodus wird dieses Dokument normal verarbeitet
  • Test -
    Das Dokument wird im Testmodus verarbeitet, hat also keine Auswirkungen auf die Produktionsumgebung und ist daher kein rechtsverbindliches Dokument. Nicht alle Empfänger sind für den Empfang von Testrechnungen eingerichtet und werden am häufigsten verwendet, um sicherzustellen, dass der gesamte Ablauf funktioniert, bevor er in Produktion geht
  • Zertifizierung-
    Der Zertifizierungsmodus dient zur Bestätigung technischer Setups, Testformate und Testvereinbarungen. Routing von Verbindungen, Fehlerbehebung usw. Im Zertifizierungsmodus gesendete Dateien werden nicht an Empfänger weitergeleitet, führen jedoch alle Aktionen im Pagero Online-Dokumentenfluss aus, was für Flexibilität sorgt. Im Grunde handelt es sich um eine Testrechnung, die den Empfänger nicht erreichen kann.
Sie können Ihre Rechnung auch als Vorlage speichern. Die Vorlage kann verwendet werden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung an diesen Empfänger senden möchten. Alle in der Vorlage gespeicherten Informationen werden der Rechnung hinzugefügt, wenn Sie diese Vorlage das nächste Mal auswählen. Die Auswahl der Vorlagen erfolgt im ersten Schritt, wenn Sie den Empfänger auswählen. Alle gespeicherten Vorlagen werden angezeigt.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, vor dem Versenden eine Vorschau der Rechnung anzuzeigen. Der Zweck dieser Funktion besteht darin, sicherzustellen, dass Felder korrekt ausgefüllt wurden.

This article applies to:

  • PRODUCT: Pagero Online

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