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This article applies to:

  • producto: onesource-global-trade
  • Sub-Product: os-administration

¿Cómo crear y configurar grupos de usuarios?

Grupos de usuarios es un recurso que ofrece el sistema y que permite que un conjunto de usuarios registrados obtenga permisos de acceso restringido o no, de acuerdo con sus necesidades o las necesidades de la empresa cliente.
Una de las funcionalidades principales de
ONESOURCE™ Global Trade
 es la creación y administración de Grupos de Usuarios. Esta herramienta le permite asignar permisos específicos a diferentes grupos de usuarios, lo que asegura que cada colaborador tenga acceso únicamente a las funciones relevantes para sus tareas. Esta personalización no solo mejora la seguridad, sino que también optimiza el control interno y la eficiencia operativa de su empresa.
Los grupos de usuarios pueden configurarse en función de las necesidades específicas de su organización, con el uso de datos preconfigurados o mediante una configuración manual. De este modo, puede crear una estructura jerárquica clara, donde cada grupo posee sus propios permisos y límites de funciones. Esto permite una gestión más eficaz de los procesos de importación y exportación.
Para empezar, no es necesario contar con usuarios registrados previamente. El vínculo entre usuarios y grupos se hará más adelante, lo que garantiza que cada uno tenga los permisos adecuados para desempeñar sus funciones correctamente.
important
Es importante resaltar que el usuario administrador posee todos los permisos otorgados por Thomson Reuters desde la instalación. Este usuario es responsable de activar e implementar las configuraciones generales del sistema. De este modo, corresponde al usuario administrador llevar a cabo en forma manual, y junto con la empresa cliente, la configuración y el registro de los grupos iniciales, así como también de los futuros usuarios del sistema.

Registrando un nuevo grupo

  1. Ingrese al menú
    Datos Maestros > Seguridad > Grupos
    .
  2. Haga clic en
    Añadir
     .
  3. De acuerdo con las definiciones, complete los campos de las pestañas de la pantalla
    Crear Grupo
    :
    • Permisos
      • Grupo:
        En este campo debe completarse el nombre del grupo que se va a crear. No puede ser nulo.
      • Descripción:
        En este campo debe insertarse una pequeña descripción, opcional, sobre el grupo a registrar. No puede ser nula.
      • Permisos de Acceso:
         Proporcione los derechos de acceso a las funcionalidades del sistema, los cuales representan operaciones de manejo de datos posibles.
        • Consulta:
          Permite a los usuarios del grupo hacer consultas de información en las funcionalidades escogidas.
        • Insertar:
           Permite a los usuarios del grupo registrar y crear información en las funcionalidades escogidas.
        • Modificación:
          Permite a los usuarios del grupo modificar información en las funcionalidades escogidas.
        • Eliminar:
          Permite a los usuarios del grupo eliminar información en las funcionalidades escogidas.
        • Impresión:
          Permite a los usuarios del grupo imprimir información de las funcionalidades escogidas.
        • Acción:
          Permite a los usuarios del grupo configurar la funcionalidad escogida.
          important
          Al seleccionar los permisos de
          Inclusión
           o
          Exclusión
          , la opción de
          Consulta
           se activa automáticamente, ya que estas acciones presuponen la necesidad de consultar los datos.
        Para cada funcionalidad descrita a la izquierda de la tabla, se mostrará un checkbox que indica visualmente los permisos ya configurados para el grupo en cuestión. Estos permisos se definen de acuerdo con las necesidades y limitaciones de funciones deseadas para cada grupo. Para configurar los permisos, haga clic en el botón Editar correspondiente al grupo deseado. Se abrirá un panel lateral, donde podrá activar o desactivar los toggles (interruptores) de cada funcionalidad disponible. Después de realizar los cambios necesarios, guarde las configuraciones. Los checkboxes en la tabla principal se actualizarán automáticamente para reflejar los permisos activados, permitiendo una visualización rápida de qué funcionalidades (pantallas) están asociadas a cada grupo..
        Particularidad acerca del derecho de consulta:
        Lo mínimo que un usuario puede tener como permiso es la consulta de funcionalidades, es decir, para cada funcionalidad listada en la tabla de permisos, el derecho de acceso más básico es el de
        Consulta
        . Para el sistema, ser un permiso mínimo significa decir que, si está seleccionado cualquier otro checkbox que no sea
        Consulta
        , automáticamente el checkbox de
        Consulta
         también estará marcado como permitido. Es decir, si a un grupo se le permite
        Incluir
         o
        Modificar
         cierta funcionalidad, al mismo tiempo, y por lógica, también se le permite
        Consultar
         la misma funcionalidad. El modo "
        Consulta
        " es el único que puede seleccionarse para todas las funcionalidades.
      • Consultar documentos creados por otros grupos:
         Si se selecciona, se permite a los usuarios vinculados al grupo en registro consultar documentos creados por otros grupos en el sistema.
    • Área de Negocio:
       Asocie un grupo a un área de negocio predefinida en el sistema. Vincular un grupo a una cierta área de negocio significa decir que los usuarios de ese grupo podrán seguir los procesos del sistema referentes al área de negocio asociada. Si no existe vínculo, ese seguimiento será imposible. Por lo tanto, es importante recordar que esta pestaña debe revisarse y actualizarse después de registrar las áreas de negocio. Haga clic en:
      • Añadir
         para crear el vínculo entre grupo y el área de negocio deseada. Seleccione el área de negocio.
      • Guardar
         la operación.
        important
        Podrá asociar más de un área de negocio, si es necesario. Para ello, repita el procedimiento de registro mencionado anteriormente.
    • Socios:
      Defina los socios con los cuales tendrá relación el grupo de acceso en registro. De esta forma, se puede crear un grupo de acceso que trabaje con determinados clientes y otro grupo de acceso que se relacione solo con algunos proveedores. Observe que el vínculo entre el grupo y el socio se define por la función de cada socio dentro de los procesos de comercio exterior. Haga clic en:
      • Añadir
         para crear el vínculo entre grupo y el socio deseado. Seleccione el código del socio, el socio y la función del socio.
      • Guardar
         la operación.
      important
      • Podrá asociar más de un socio, si es necesario. Para ello, repita el procedimiento mencionado anteriormente.
      • No es posible eliminar un grupo cuando ya hay usuarios vinculados a este.
  4. Haga clic en
    Guardar
     para realizar el registro del nuevo grupo.

Editando grupos

  1. Ingrese al menú
    Datos Maestros > Seguridad > Grupos
    .
  2. Seleccione un grupo cuyo registro desea modificar.
    Para encontrar con mayor rapidez el grupo que desea, utilice el campo de filtro disponible en
    Grupo
    ou
    Descriptión
    .
  3. Haga clic en
    Editar
     .
  4. Una vez habilitados los campos editables, realice las modificaciones necesarias.
  5. Haga clic en
    Guardar
     y se actualizará el registro del grupo.
El registro del grupo será actualizado.

Eliminando grupos

En las soluciones de
ONESOURCE™ Global Trade
, cuando una entidad ya se está utilizando en algún proceso de comercio exterior, no se permite eliminar ningún dato del sistema. Para eliminar un grupo, seleccione un grupo cuyo registro desee eliminar y haga clic en el botón
Eliminar
 .

Restringiendo documentos

Los usuarios registrados en un grupo solo podrán visualizar los documentos de los socios indicados en la pestaña Socios de la funcionalidad
Seguridad > Grupos
, o los documentos que estén relacionados con, por lo menos, uno de estos socios. Si la pestaña está vacía, el grupo tendrá acceso a los documentos de todos los socios registrados en el sistema.
Para configurar la seguridad horizontal de un grupo, habilite la regla de configuración
SEGURIDAD_HORIZONTAL
 y desmarque
TIPO_SEG_HORIZ
, pubicadas en el menú
Configuración del Sistema
 para cada módulo en la versión desktop de
ONESOURCE™ Global Trade
.

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