Créer un document
Vous pouvez créer une nouvelle facture ou note de crédit dans Pagero Online en quelques étapes simples. Voici des instructions détaillées pour chaque étape du processus de création de documents.
- Créer une facture À l'aide de la fonctionCréer un document, vous pouvez créer une nouvelle facture ou encore créer une facture à partir d'un modèle à envoyer à vos clients. Une fois que vous avez créé la facture, vous pouvez l’enregistrer en tant que modèle pour l’utiliser ultérieurement. En utilisant un modèle existant, vous pouvez ajuster uniquement les données qui diffèrent pour cette facture plutôt que de saisir à nouveau chaque information. Remarque : les modèles sont spécifiques à chaque destinataire.
- Pour utiliser un modèle, il vous suffit de cocher le modèle que vous souhaitez utiliser, puis de cliquer surCréer une facture à partir du modèle.Pour créer une nouvelle facture, vous devez d’abord choisir le destinataire et le type de facture (débit ou crédit). Utilisez les menus déroulants pour voir vos options. Si vous ne trouvez pas le destinataire souhaité dans le menu déroulant, vous devrez d’abord l’ajouter à votre répertoire client.
- LesDétails sur le destinatairesont automatiquement renseignés en fonction des informations dans le répertoire client. Vous pouvez changer certaines de ces informations en cliquant sur le boutonModifierà côté du champ. Remarque : les modifications apportées à cet endroit ne s’appliquent qu’à la facture elle-même et ne seront pas reflétées dans la fiche client de votre réseau dans Pagero Online.
- Vous allez maintenant voir les différents champs disponibles pour votre facture. Certains champs seront automatiquement renseignés en fonction des informations du système, tandis que vous devrez en ajouter d’autres vous-même. Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge (*). Vous devez les renseigner pour pouvoir enregistrer votre facture ou l’envoyer. Tout champ non marqué d’un astérisque rouge est facultatif, bien que certains destinataires ou formats puissent avoir des exigences supplémentaires. Dans la colonne de droite de la page, vous verrez le résumé de la facture. Il sera mis à jour au fur et à mesure que vous renseignerez votre facture.
- Ici, vous mettez à jour lesInformations de la facture. Cette section affiche par défaut certains champs, mais vous pouvez en ajouter d’autres si besoin. Les exigences générales sont que vous devez inclure un numéro de facture, une date de facture ainsi qu’une date d’échéance. Pour les autres champs, vous pouvez cliquer surAjouter des champs, ce qui ouvrira un menu dans la colonne de droite permettant d’ajouter des détails. Cochez la case à côté de ceux que vous souhaitez inclure dans votre facture. Le système ajoutera un champ que vous pourrez modifier.
- DansArticles, vous ajoutez les lignes de facture avec les informations sur l'article. L’exigence générale de cette section est que chaque facture doit avoir au moins une ligne de facture avec un nom d’article, une quantité, une unité, un prix unitaire et un taux de TVA. Le montant net sera ensuite calculé et automatiquement ajouté par Pagero Online. Si votre article n’est pas soumis à la TVA, vous devez néanmoins indiquer le taux de TVA et ajouter le champ d’exonération de TVA. Pour ajouter d’autres lignes, cliquez simplement sur Ajouter une ligne aussi souvent que nécessaire. Pour supprimer une ligne, cliquez sur le symbole de la corbeille après la ligne. Remarque : pour traiter la facture, vous ne devez pas avoir de lignes d’article vides. Par conséquent, si vous avez ajouté plus de lignes que nécessaire, vous devez supprimer l’excès. Pour ajouter un champ à une seule ligne, vous pouvez appuyer sur le symbole+à la fin de la ligne. Pour ajouter un champ à toutes les lignes, cliquez sur le boutonAjouter des champs à toutes les lignes. Les champs supplémentaires disponibles s’afficheront alors à droite. Si vous avez ajouté d’autres champs à vos lignes d’article, vous pouvez cliquer surDévelopper toutpour afficher tous les champs de chaque ligne, ou Réduire tout pour voir uniquement les champs par défaut. Vous pouvez également cliquer sur la flèche à gauche de la ligne pour développer ou réduire une ligne spécifique.
- Remises et Redevances. Si votre document inclut des remises ou des Redevances au niveau du document, vous pouvez les ajouter ici en cliquant sur l’option correspondante. Cela vous permettra de renseigner d’autres champs en fonction de vos besoins. Ces champs fonctionnent de la même manière que les lignes d’article, ce qui vous permet d’ajouter des champs ou des lignes supplémentaires si nécessaire. Total de la facture Le total de la facture affiche le récapitulatif de la facture tel que calculé en fonction des informations ajoutées dans les sections précédentes. Utilisez le menu déroulant des devises pour choisir la devise. Utilisez la case à cocher pour activer l’arrondi, le cas échéant. Cliquez sur Ajouter des champs pour ajouter la TVA dans une autre devise si nécessaire.
- Détails sur l’expéditeurCertains détails sur l’expéditeur seront renseignés en fonction des informations sur votre compte d’entreprise. Vous pouvez en changer certains en cliquant sur le boutonModifier. Votre facture doit comprendre au moins un compte sous les détails sur l’expéditeur pour pouvoir l’envoyer. Cliquez surAjouter un compteet renseignez les informations pertinentes. Pour ajouter d’autres comptes, cliquez simplement surAjouter un compteaussi souvent que nécessaire. Pour traiter la facture, chaque ligne de compte doit être renseignée. Si vous avez ajouté trop de lignes, supprimez simplement les lignes superflues en cliquant sur le symbole de la corbeille.
- Pièces jointesSi vous souhaitez ajouter des pièces jointes à votre facture, vous pouvez le faire ici. ChoisissezAjouter une pièce jointepour télécharger un fichier depuis votre ordinateur. Vous ne pouvez télécharger qu’un seul fichier à la fois mais pouvez ajouter plusieurs pièces jointes, une à la fois. Cliquez surChoisir un fichierpour ouvrir votre explorateur de fichiers et choisissez le fichier à télécharger. Remarque : vous devez supprimer toutes les lignes superflues avant de pouvoir envoyer votre facture. Si vous avez ajouté trop de lignes, cliquez simplement sur le symbole de la corbeille pour les supprimer.
- Une fois que vous avez renseigné les informations dans chaque section, votre facture est prête. Utilisez le menu du bas pour choisir comment procéder. Une fois que votre facture est prête, vous avez quatre options en bas de la page : Annuler la facture vous permet de supprimer le brouillon que vous avez créé. Enregistrer comme modèle vous permet d'enregistrer cette facture comme modèle pour ce destinataire. Vous pourrez ensuite l’utiliser pour les futures factures et changer uniquement les données qui ont changé au lieu de créer la facture à partir de zéro à chaque fois. Pour l’enregistrer en tant que modèle, vous serez invité à remplir la description du modèle. Aperçu vous permet de consulter la présentation PDF comme un aperçu de la facture. Le PDF sera ensuite téléchargé sur votre ordinateur. Envoyer (Production) traitera votre facture et l’enverra au destinataire.
- S’il manque des informations obligatoires à votre facture lorsque vous cliquez surEnvoyer, une fenêtre contextuelle apparaîtra dans le coin inférieur droit de votre écran et affichera une notification. Quel que soit le champ obligatoire absent, une ligne rouge et le symboleXapparaîtront. Une fois la facture envoyée, vous verrez une notification dans le coin inférieur droit de votre écran. Vous pouvez ensuite consulter les documents envoyés pour vérifier le statut de la facture. Remarque : les documents ne sont disponibles dans Pagero Online que pendant 90 jours, sauf si vous avez signé une convention d’archivage.
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