Skapa ett dokument
Du kan skapa en ny faktura eller kreditnota i Pagero Online med några enkla steg. Nedan hittar du en omfattande instruktion för varje sektion i dokumentskapandeprocessen.
- Skapa faktura med funktionenSkapa dokument, du kan antingen skapa en ny faktura eller skapa en faktura från mall för att skicka till dina kunder. När du har skapat en faktura kan du spara den som en mall för att använda den igen senare. Genom att använda en tidigare skapad mall behöver du endast justera de uppgifter som skiljer sig åt för denna faktura, i stället för att fylla i alla detaljer på nytt. Observera att mallar är specifika för varje mottagare.
- Om du vill använda en mall markerar du den mall du vill använda och klickar sedan påSkapa faktura från mall. För att skapa en ny faktura måste du först välja mottagare och fakturatyp (debet eller kredit). Använd rullgardinsmenyerna för att se dina alternativ. Om du inte hittar din avsedda mottagare i rullgardinsmenyn, måste du först lägga till mottagaren i din kundkatalog.
- Mottagaruppgifterfylls i automatiskt i Mottagaruppgifter baserat på informationen i kundkatalogen. Du kan redigera vissa av dessa uppgifter genom att klicka på knappenRedigerabredvid fältet. Observera att de ändringar som görs här endast gäller för själva fakturan och inte återspeglas i kundkortet i ditt nätverk i Pagero Online.
- Du kommer nu att se de olika fälten som är tillgängliga för din faktura. Vissa fält fylls i automatiskt baserat på information i systemet, andra måste du lägga till själv. Obligatoriska fält är markerade med en röd asterisk (*). Du måste fylla i dessa för att kunna spara eller skicka din faktura. Fält som inte är markerade med den röda asterisken är valfria, även om vissa mottagare eller format kan ha ytterligare krav. I den högra kolumnen på sidan kan du se fakturasammanfattningen. Den uppdateras när du fyller i din faktura.
- Här uppdaterar dufakturainformation(Invoice Details). Denna sektion visar som standard vissa fält, men fler kan läggas till efter behov. De allmänna kraven här är att du måste inkludera ett fakturanummer, fakturadatum samt ett förfallodatum. För ytterligare fält kan du klicka påLägg till fält, vilket öppnar en meny med ytterligare detaljer att lägga till. Markera de du vill inkludera i din faktura genom att kryssa i rutan bredvid dem och klicka på OK. Detta lägger till ytterligare ett fält som du kan redigera.
- IArtiklarlägger du till fakturarader med artikelinformation. Det allmänna kravet för denna sektion är att varje faktura måste innehålla minst en fakturarad med ett artikelnamn, antal, enhet, enhetspris och momssats. Nettobeloppet beräknas sedan och läggs till automatiskt av Pagero Online. Om din artikel är momsbefriad måste du ändå inkludera momssatsen samt fylla i fältet för momsundantag. För att lägga till fler rader klickar du bara på Lägg till rad så många gånger som krävs. För att ta bort en rad klickar du på papperskorgssymbolen efter raden. Observera att du inte kan bearbeta fakturan om en artikelrad är tom, så om du har lagt till fler rader än nödvändigt måste du ta bort överflödiga rader. För att lägga till ytterligare ett fält på en enskild rad kan du trycka på symbolen+i slutet av raden. För att lägga till ytterligare ett fält på alla rader klickar du på knappenLägg till fält i alla rader. Då visas de tillgängliga extra fälten på sidan. Markera de fält som ska läggas till och klicka på OK. Om du har lagt till fler fält på dina artikelrader kan du klicka påExpandera allaför att visa alla fält på varje rad, eller minimera alla för att bara se standardfälten. Du kan också klicka på pilmarkören till vänster om raden för att expandera eller kollapsa en viss rad.
- Rabatter och avgifter. Om ditt dokument innehåller några rabatter eller avgifter på dokumentnivå, kan du lägga till dem här genom att klicka på det relevanta alternativet. Då kommer ytterligare fält att visas, som du kan fylla i efter behov. Dessa fungerar på samma sätt som artikelraderna, och låter dig lägga till ytterligare fält eller rader efter behov. Fakturasumma Fakturasumman visar en sammanställning av fakturan, beräknad enligt den information som lagts till i tidigare avsnitt. Använd rullgardinsmenyn för valuta för att välja valuta. Använd kryssrutan för att aktivera avrundning om tillämpligt. Klicka på Lägg till fält för att inkludera moms i annan valuta om det behövs.
- Information om avsändaren. Vissa avsändaruppgifter fylls i baserat på informationen på ditt företagskonto. Du kan redigera vissa av dessa genom att klicka på knappenRedigera. För att kunna skicka din faktura måste den innehålla minst ett konto under avsändaruppgifter. Klicka påLägg till kontooch fyll i relevant information. För att lägga till fler konton klickar du bara påLägg till kontoså många gånger som krävs. För att kunna skicka fakturan måste varje kontorad fyllas i. Om för många rader har lagts till, tar du helt enkelt bort de överflödiga raderna genom att klicka på papperskorgssymbolen.
- BilagorOm du vill lägga till bilagor till din faktura kan du göra det här. VäljLägg till bilagaför att ladda upp en fil från din dator. Du kan endast ladda upp en fil i taget, men du kan lägga till flera bilagor, en i taget. Klicka påVälj filför att öppna filutforskaren och välj den fil som ska laddas upp. Observera att du måste ta bort eventuella överflödiga rader innan du kan skicka din faktura. Om du har lagt till för många rader, klickar du bara på papperskorgssymbolen för att ta bort dem.
- När du har fyllt i informationen i varje sektion är din faktura klar. Använd den nedre menyn för att välja hur du ska gå vidare. När du är redo med din faktura har du fyra alternativ längst ner på sidan: Avbryt faktura (cancel document) låter dig ta bort det utkast du har skapat. Spara som mall låter dig spara denna faktura som en mall för denna mottagare. Du kan sedan använda mallen för framtida fakturor och endast redigera eventuella uppgifter som har ändrats, i stället för att skapa fakturan från början varje gång. När du sparar som mall blir du ombedd att fylla i en mallbeskrivning. Förhandsvisning låter dig titta på PDF-presentationen som en förhandsvisning av denna faktura. PDF-filen kommer sedan att laddas ned till din dator. Skicka (Produktion) bearbetar fakturan och skickar den till mottagaren.
- Om någon obligatorisk information saknas på fakturan när du klickar påSkicka, visas ett meddelande i det nedre högra hörnet på skärmen. De saknade obligatoriska fälten markeras då med en röd linje och enX-symbol. När fakturan har skickats kommer du att se ett meddelande i det nedre högra hörnet på skärmen. Du kan sedan visa dina skickade dokument för att verifiera fakturans status. Observera att dokument endast är tillgängliga i Pagero Online i 90 dagar, om du inte har ett arkivavtal.
Related Content
-
Fältet Enhet på fakturan
Format:
Article
-
Skapa dokument – Inställningar
Format:
Article