Pagero Online eArchive
Pageros eArchive-lösning är en extra tjänst som erbjuds av Pagero Online och som hjälper dig att lagra dina finansiella och affärsdokument lagligt när de skickas via Pagero Network. Lösningen är anpassningsbar till flera lagkrav och är utformad för att kunna anpassas till relevanta landspecifika krav med minimal konfiguration från dig som kund. Utan e-arkivlösningen kommer dina dokument lagras i Pagero Online i 90 dagar.
Retentionstid
Retentionstid
är den period som lokala regler kräver att vissa finansiella eller redovisningsdokument, som fakturor, måste sparas. En jurisdiktion kan dock kräva olika retentionstider
för samma dokumenttyp, såsom faktura, baserat på den underliggande transaktionens karaktär. Detta kallar vi retentionstyp
.Retentionstyper
Eftersom Pagero erbjuder en global arkiveringslösning har vi anpassat och grupperat olika
retentionstyper
från olika jurisdiktioner i följande kategorier:- Standard – Grundlägganderetentionstidför vilken dokument, såsom fakturor, måste arkiveras. De flesta finansiella dokument som företag skapar, utbyter och tar emot följerretentionstypensstandard, såvida inte något avvikande arkiveringskrav gäller.
- Kapital-/investeringsobjekt – En särskild regel bestämmerretentionstidenför transaktioner som rör köp och försäljning av kapital- och investeringsobjekt, beroende på lagarna i varje område.
- Fast egendom/fastigheter – En särskild regel bestämmerretentionstidenför transaktioner som rör köp och försäljning av fastigheter ska sparas, beroende på lagarna i varje område.
- Justeringsscheman och andra specialfall – En särskild regel bestämmerretentionstidenför transaktioner under justeringssystem (som speciella avskrivningssystem eller OSS/IOSS-system) eller andra speciella tillgångar (som oljeutrustning) ska sparas, beroende på lagarna i varje område.
Mer information om landspecifika arkiveringskrav och
retentionstider
som kartlagts av Pagero finns i avsnitt 8 Dokumentarkivering av respektive lands Compliance Report (CCR). Du kan begära CCR för ditt land från ditt konto- eller leveransansvarige, eller ladda ner det själv om du har köpt Pageros Compliance Library.Beräkning av retentionstid
Eftersom olika områden har olika regler för när
retentionstiden
börjar (t.ex. från transaktionsdatumet, från början av nästa kalenderår, från slutet av bokföringsår, etc.), använder Pagero en standardregel som säger retentionstyp
X år +
. När denna tid löpt ut, tar Pageros arkiveringslösning automatiskt bort dokumenten och all tillhörande metadata.Om du har valt att konfigurera din egen anpassade
retentionstid
istället, gäller regeln konfigurerad retentionstid
X år + 1 år.Fördefinierad retentionstyp
Pagero rekommenderar att du väljer en fördefinierad
retentionstyp
i stället för att anpassa den, eftersom valet av en fördefinierad retentionstyp
gör att Pagero automatiskt kan uppdatera den underliggande retentionstiden
utan att du behöver göra något, om den juridiskt definierade arkiveringsperioden skulle ändras. Du får ett meddelande via Pageros Compliance Alert-tjänst om retentionstiderna ändras. De fördefinierade retentionstyperna
är baserade på en utredning av lagar som Pageros Regulatory Affairs-team har gjort. De alternativ du får beror på vilket land du har valt i inställningen Välj jurisdiktion
. Varje typ är anpassad efter ditt lands specifika krav.Om du väljer att anpassa
retentionstiden
själv, kan Pagero inte uppdatera den automatiskt åt dig. Du måste själv hålla koll på reglerna och göra nödvändiga ändringar.Fastställa retentionstid och kontakt
Arkiveringsregler och
retentionstider
styrs av lagar, oftast skatte-, redovisnings- eller kommersiell lagstiftning. För att ta reda på de regler som gäller specifikt för dig kan du rådgöra med din skatte-, redovisnings- eller ekonomiavdelning eller med en extern skatterådgivare. Du kan också ta del av Pageros Country Compliance Reports för viss vägledning, men tänk på att dessa endast innehåller allmän information och inte tar hänsyn till omständigheter som är specifika för din verksamhet.Related Content
-
Inställningar för e-arkiv
Format:
Article