Pagero Online eArchive
Die Pagero eArchive-Lösung ist ein Mehrwertprodukt, das von Pagero Online angeboten wird und Ihnen hilft, die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung Ihrer Steuer- und Geschäftsdokumente, die über das Pagero-Netzwerk transportiert werden, sicherzustellen. Die Lösung ist an mehrere gesetzliche Anforderungen anpassbar und wurde entwickelt, um für die relevanten länderspezifischen Anforderungen durch Sie als Kunden mit minimalem Aufwand konfiguriert zu werden. Ohne die E-Archiv-Lösung werden Ihre Dokumente nur 90 Tage lang in Pagero Online aufbewahrt.
Aufbewahrungsfrist
Aufbewahrungsfrist
ist der Zeitraum, den gesetzliche Vorschriften vorschreiben, für den bestimmte steuerliche oder buchhalterische Dokumente, z. B. Rechnungen, archiviert werden müssen. Innerhalb einer Rechtsordnung können jedoch je nach Art der vorliegenden Transaktion unterschiedliche Aufbewahrungsfristen
für denselben Dokumenttyp, beispielsweise Rechnungen, gelten. Wir bezeichnen diese Szenarien als Aufbewahrungstypen
.Aufbewahrungstypen
Da Pagero eine globale Archivierungslösung anbietet, haben wir verschiedene
Aufbewahrungstypen
für verschiedene Rechtsordnungen in folgenden Kategorien angepasst und gruppiert:- Standard – Die grundsätzliche Standard-Aufbewahrungsfrist, für die Dokumente wie Rechnungen archiviert werden müssen. Die meisten von Unternehmen ausgestellten, versendeten und erhaltenen steuerlichen Transaktionsdokumente entsprechen der Standard-Aufbewahrungstyp, es sei denn, es gelten abweichende Vorgaben.
- Kapital-/Investitionsvermögen –Ausnahmeaufbewahrungsfristfür Transaktionen im Zusammenhang mit dem Verkauf und Kauf von Kapital- und Investitionsvermögen gemäß der Definition der jeweiligen Rechtsordnung.
- Immobilien/Grundbesitz –Ausnahmeaufbewahrungsfristfür Transaktionen im Zusammenhang mit dem Verkauf und Kauf von Immobilien und Grundbesitz gemäß der Definition der jeweiligen Rechtsordnung.
- Anpassungsregeln und andere Sonderfälle –Ausnahmeaufbewahrungsfristfür Transaktionen im Zusammenhang mit Anpassungsregeln (z. B. aufgrund der Anwendung eines speziellen Abschreibungsschemas oder im Rahmen des OSS/IOSS-Schemas) oder im Zusammenhang mit anderem Sondervermögen (z. B. Ölförderausrüstung) gemäß der Definition der jeweiligen Rechtsordnung.
Weitere Informationen zu länderspezifischen Archivierungsanforderungen und
Aufbewahrungsfristen
, die von Pagero zugeordnet werden, finden Sie in Abschnitt 8: Aufbewahrung von Dokumenten des jeweiligen Country Compliance Report (CCR). CCRs für Ihr Land bzw. Ihre Länder können bei Ihrem Konto oder Ihrem Delivery Manager angefordert werden. Sie können sie auch selbst herunterladen, wenn Sie die Compliance-Bibliothek von Pagero erworben haben.Berechnung der Aufbewahrungsfrist
Da sich der Zeitpunkt, ab dem die
Aufbewahrungsfrist
beginnt, je nach Rechtsordnung unterscheidet (z. B. Zeitpunkt der Transaktion, Beginn des folgenden Kalenderjahres, Ende des Finanzjahres etc.), entspricht die von Pagero angewendete Regel dem jeweils gewählten Aufbewahrungstyp
X Jahre +
. Nach Ablauf dieser Frist entfernt die Pagero-Archivierungslösung automatisch solche Dokumente und alle zugehörigen Metadaten.Wenn Sie stattdessen Ihre eigene
Aufbewahrungsfrist
konfiguriert haben, entspricht die angewendete Regel der konfigurierten Aufbewahrungsfrist
X Jahre + 1 Jahr.Vordefinierter Aufbewahrungstyp
Pagero empfiehlt, einen vordefinierten
Aufbewahrungstyp
auszuwählen, anstatt ihn anzupassen, da die Auswahl eines vordefinierten Aufbewahrungstyps
es Pagero ermöglicht, die zugrundeliegende Aufbewahrungsfrist
automatisch zu aktualisieren, ohne dass Sie tätig werden müssen, wenn sich die gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist ändert. Wenn sich die Aufbewahrungsfristen ändern, werden Sie über den von Ihnen abonnierten Compliance Alert-Service von Pagero benachrichtigt. Die vordefinierten Aufbewahrungstypen
basieren auf einer Analyse der Gesetzeslage, die vom Regulatory Affairs-Team von Pagero durchgeführt wird. Die Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, werden durch das Land bestimmt, das Sie unter Gerichtsbarkeit auswählen
auswählen, und jeder Typ wird basierend auf den spezifischen Anforderungen Ihres Landes konfiguriert.Sollten Sie stattdessen entscheiden, die
Aufbewahrungsfrist
selbst anzupassen, kann Pagero solche gesetzlichen Änderungen nicht automatisch in Ihrem Namen umsetzen. Sie sind dann selbst in der Pflicht, sämtliche Vorschriften nachzuverfolgen und notwendige Änderungen selbst umzusetzen.Festlegen von Dokumenten-Aufbewahrungsfrist und Kontakt
Archivierungsregeln und
Aufbewahrungsfristen
basieren auf geltenden Vorschriften, in der Regel Steuer-, Buchhaltungs- oder Handelsgesetzgebung. Um die Vorschriften zu erfahren, die speziell für Sie gelten, sollten Sie sich von Ihrer Steuer-, Buchhaltungs- oder Finanzabteilung oder einem externen Steuerberater beraten lassen. Sie können auch die Länder-Compliance-Berichte von Pagero mit Anleitungen nutzen, bedenken Sie aber, dass sie nur allgemeine Informationen enthalten und keine Umstände berücksichtigen, die spezifisch für Ihren Betrieb gelten.Related Content
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