Pagero Online eArchive
La solution Pagero eArchive est un produit à valeur ajoutée proposé par Pagero Online qui vous aide à assurer l’archivage légal de vos documents fiscaux et commerciaux transmis via le réseau Pagero. La solution s’adapte aux multiples exigences législatives. Elle est conçue pour s’adapter aux exigences spécifiques au pays concerné avec une configuration minimale nécessaire de votre part en tant que client. Sans la solution e-archive, vos documents seront conservés dans Pagero Online pendant 90 jours.
Durée de conservation
La
durée de conservation
est la période pendant laquelle les réglementations locales exigent que certains documents fiscaux ou comptables, par exemple, les factures, soient archivés. Cependant, une juridiction particulière peut exiger des durées de conservation
différentes pour le même type de document, comme une facture, en fonction de la nature de la transaction sous-jacente. Nous appelons cela le type de conservation
.Types de conversation
Étant donné que Pagero propose une solution universelle d’archivage, nous avons adapté et regroupé divers
types de conservation
de différentes juridictions dans les catégories suivantes :- Standard –Durée de conservationprincipale par défaut pour laquelle les documents, tels que les factures, doivent être archivés. La plupart des documents transactionnels fiscaux émis, échangés et reçus par les entreprises suivent letype de conservationstandard, sauf si l’une des autres obligations de conservation s’applique.
- Immobilisations/Actifs d’investissement – Règle d’exception qui définit ladurée de conservationdes transactions relatives à la vente et à l’achat d’immobilisations et d’actifs d’investissement, tel que défini dans la juridiction respective.
- Immobilier/biens immobiliers – Règle d’exception qui définit laDurée de conservationdes transactions relatives à la vente et à l’achat de biens immobiliers, tel que défini dans la juridiction concernée.
- Programmes d’ajustement et autres cas spéciaux – Règle d’exception qui définit laDurée de conservationdes transactions dans le cadre de programmes d’ajustement (par exemple, en raison de l’application d’un programme de radiation spécial ou d’un programme OSS/IOSS) ou d’autres actifs spéciaux (par exemple, équipement de forage pétrolier), tels que définis dans la juridiction respective.
Vous trouverez plus d’informations sur les obligations d’archivage spécifiques aux pays et les
durées de conservation
cartographiées par Pagero dans la section 8 Conservation des documents du Rapport de conformité par pays (Country Compliance Report, CCR) respectif. Vous pouvez demander les CCR pour votre/vos pays auprès de votre gestionnaire de compte ou de prestation. Vous pouvez les télécharger vous-même si vous avez acheté la bibliothèque de conformité de Pagero.Calcul de la durée de conservation
Étant donné que le moment à partir duquel la
Durée de conservation
doit être calculée diffère entre les différentes juridictions (par exemple, à partir du moment de la transaction, à partir du début de l’année civile suivante, à partir de la fin de l’exercice fiscal), la règle appliquée par Pagero est égale au Type de conservation
sélectionné X années +
. Une fois cette durée écoulée, la solution d’archivage Pagero supprimera automatiquement ces documents et toutes les métadonnées associées.Si vous avez plutôt choisi de configurer votre propre
durée de conservation
personnalisée, la règle appliquée est égale à la durée de conservation
configurée X années + 1 an.Type de conservation prédéfinie
Pagero vous conseille de sélectionner un
type de conservation
prédéfini plutôt que personnalisé car la sélection d’un type de conservation
prédéfini permettra à Pagero de mettre automatiquement à jour la durée de conservation
sous-jacente sans aucune implication de votre part si la durée de conservation légalement définie évolue. Si les durées de conservation changent, vous en serez informé via le service d’alerte de conformité de Pagero auquel vous vous êtes abonné. Les types de conservation
prédéfinis sont basés sur une enquête législative menée par l’équipe des Affaires réglementaires de Pagero. Les options proposées sont déterminées en fonction du pays choisi dans la sélection de la juridiction
, chaque type étant configuré en fonction des obligations spécifiques de votre pays.Si vous choisissez plutôt de personnaliser la
durée de conservation
, Pagero ne pourra pas appliquer ces mises à jour automatiquement en votre nom. Vous devrez donc suivre les réglementations et mettre en œuvre des changements nécessaires par vous-même.Déterminer la durée de conservation des documents et les coordonnées
Les règles d’archivage et les
durées de conservation
sont régies par les réglementations, généralement la législation fiscale, comptable ou commerciale. Pour connaître les règles qui vous concernent spécifiquement, vous pouvez demander conseil à votre service fiscal, comptable ou financier ou à un consultant fiscal externe. Vous pouvez également consulter les rapports de conformité nationaux de Pagero pour trouver certaines directives, mais n’oubliez pas toutefois qu’ils contiennent des informations au niveau général et ne tiennent pas compte des circonstances spécifiques à vos opérations.Related Content
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