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  • produto: onesource-global-trade
  • Subject: export-subject

Como cadastrar invoices no Export?

Na tradução literal, invoice significa fatura. Na prática, trata-se de um documento alfandegário obrigatório que ampara as transações comerciais internacionais de compra (importação) e venda (exportação), sendo também utilizado para fins de câmbio na cobrança dos valores dessas transações.
Por exemplo, enquanto que o exportador é obrigado a emitir uma invoice para enviar sua mercadoria para o exterior, o importador depende dessa invoice para desembaraçar essa mercadoria no seu país. Ou seja, na exportação, a invoice regulamenta as operações comerciais relacionadas à venda de produtos, sendo essencial para evitar que o negócio que atua dessa forma tenha problemas com a Receita Federal. O
Export
 traz autonomia para essas operações ao permitir a geração de faturas comerciais com layouts próprios ou padronizados.
note
A utilização dessa funcionalidade depende de configuração de permissão de acesso. Para saber mais, consulte o artigo Quais são as permissões de acesso do
Export
? .

Adicionando invoice

De acordo com as configurações de
área de negócio
, as invoices podem ser cadastradas no
Export
por interface ou manualmente (a partir de entidade anterior ou produto). Para configurar a
entidade
invoice de uma
área de negócio
:
  1. Acesse o menu
    Cadastros > Configurações do Sistema > Definições do Sistema
     da versão desktop do
    Export
    .
  2. Clique na aba
    Definições
    .
  3. Clique em
    Altera
     .
  4. Selecione a
    área de negócio
     da invoice.
  5. Escolha o
    tipo de cadastro
     da
    entidade
    "Fatura Comercial":
    • Entidade Anterior:
       neste caso, a invoice deve ser
      cadastrada manualmente
       a partir dos dados da sua entidade anterior, ou seja, o processo de exportação. Como as informações dos itens migrarão do processo para a invoice, só será necessário selecionar as embalagens. Os dados migrados podem ser alterados e novos dados podem ser incluídos na invoice.
    • Não utilizado:
       escolha esse tipo se a entidade
      Fatura Comercial
       não for utilizada na área de negócio selecionada.
    • Interface:
       os dados da interface de invoice devem ser importados para o
      Export
      . Após a aprovação da fatura comercial registrada no sistema de gestão integrado (ERP) da empresa, os dados dessa fatura devem ser enviados para o
      Export
      por interface (não é possível importar esses dados pelo wizard). Nesse caso, o número da invoice deve ser igual ao da fatura.
    • Produto:
       a invoice deve ser
      cadastrada manualmente
       a partir dos dados dos produtos, como parceiros, despesas e via de transporte. Nesse caso, além de selecionar os itens, é necessário inserir a quantidade dos produtos.
  6. Clique em
    Grava
     .
O cadastro de invoice estará configurado.
important
Os campos exibidos no
Wizard de Invoice
estão relacionados com essa configuração.

A partir de entidade anterior com embalamento detalhado e sem subitem

note
O
tipo de cadastro
 da
entidade
"Fatura Comercial" da
área de negócio
 da invoice deve ser "Entidade Anterior" e o
tipo de embalamento
 da
entidade
"Processo de Exportação" precisa ser "Detalhado". Além disso, a embalagem dessa área de negócio não pode "Embalar Subitem". Para confirmar essas configurações, acesse os menus
Cadastros > Configurações do Sistema > Definições do Sistema
 (aba
Definições
) e
Cadastros > Área de Negócio > Área de Negócio
 (aba
Integrações
) da versão desktop do
Export
.
  1. Acesse o menu
    Logística > Invoices
    .
  2. Clique em
    Adicionar
     .
  3. Selecione a
    área de negócio
     e informe o
    número
    da invoice.
    Se a numeração da invoice tiver sido configurada para ser automática, o campo
    Número
    estará desabilitado.
  4. Clique em
    Próximo
    .
  5. Preencha os campos de filtro com os dados das
    embalagens
    que deseja incluir na invoice e clique em
    Filtrar
    .
  6. Na tabela de resultados, marque as
    embalagens
    desejadas.
    Para organizar a tabela, utilize os botões disponíveis
    Esconder Filtros
     ,
    Exibir Agrupador
     e
    Exibir/Esconder Colunas
     . Consulte o artigo sobre tabelas para obter mais detalhes sobre como usá-los.
  7. Clique em
    Concluir
    .
    Se algum dos processos marcados não cumprirem os pré-requisitos de criação de invoice (por exemplo, se o local de embarque dos processos forem diferentes), uma mensagem será exibida e não será possível concluir o wizard. Além disso, se o item selecionado possuir sugestão de Drawback Intermediário, os demais itens do processo também deverão ser incluídos na invoice.
A invoice estará cadastrada no
Export
.
important
Caso seja necessário, altere os campos da tela de edição da invoice e clique em
Salvar
. Se houver alguma inconsistência de dados, uma mensagem será exibida e não será possível salvar a invoice.
important
Para imprimir
relatórios
, adicionar
arquivos digitais
, consultar
log de alterações
, analisar
ocorrências
, gerar
segunda invoice
 e verificar
histórico de status
 da invoice, é necessário acessar o cadastro dessa invoice em modo de visualização e clicar nos botões localizados no cabeçalho da tela.

A partir de entidade anterior com embalamento detalhado e com subitem

note
O
tipo de cadastro
 da
entidade
"Fatura Comercial" da
área de negócio
 da invoice deve ser "
Entidade Anterior
" e o
tipo de embalamento
 da
entidade
"Processo de Exportação" precisa ser "Detalhado". Além disso, a embalagem dessa área de negócio deve "Embalar Subitem". Para confirmar essas configurações, acesse os menus
Cadastros > Configurações do Sistema > Definições do Sistema
 (aba
Definições
) e
Cadastros > Área de Negócio > Área de Negócio
 (aba
Integrações
) da versão desktop do
Export
.
  1. Acesse o menu
    Logística > Invoices
    .
  2. Clique em
    Adicionar
     .
  3. Selecione a
    área de negócio
     e informe o
    número
    da invoice.
    Se a numeração da invoice tiver sido configurada para ser automática, o campo
    Número
    estará desabilitado.
  4. Clique em
    Próximo
    .
  5. Preencha os campos de filtro com os dados dos
    processos
    dos itens que deseja incluir na invoice e clique em
    Filtrar
    .
  6. Na tabela de resultados, marque os
    itens
    desejados.
    Para organizar a tabela, utilize os botões disponíveis
    Esconder Filtros
     ,
    Exibir Agrupador
     e
    Exibir/Esconder Colunas
     . Consulte o artigo sobre tabelas para obter mais detalhes sobre como usá-los.
  7. Clique em
    Próximo
    .
    Se algum dos processos marcados não cumprirem os pré-requisitos de criação de invoice (por exemplo, se houver pendências de check point), uma mensagem será exibida e não será possível avançar no wizard.
  8. Informe as
    quantidades
    dos produtos que farão parte da invoice.
  9. Clique em
    Concluir
    .
A invoice estará cadastrada no
Export
.
important
Caso seja necessário, altere os campos da tela de edição da invoice e clique em
Salvar
. Se houver alguma inconsistência de dados, uma mensagem será exibida e não será possível salvar a invoice.
important
Para imprimir
relatórios
, adicionar
arquivos digitais
, consultar
log de alterações
, analisar
ocorrências
, gerar
segunda invoice
 e verificar
histórico de status
 da invoice, é necessário acessar o cadastro dessa invoice em modo de visualização e clicar nos botões localizados no cabeçalho da tela.

A partir de entidade anterior quando a entidade embalada não for o processo

note
O
tipo de cadastro
 da
entidade
"Fatura Comercial" da
área de negócio
 da invoice deve ser "
Entidade Anterior
" e a
entidade
"Processo de Exportação" não pode ser embalada. Para confirmar essas configurações, acesse os menus
Cadastros > Configurações do Sistema > Definições do Sistema
 (aba
Definições
) e
Cadastros > Área de Negócio > Área de Negócio
 (aba
Integrações
) da versão desktop do Export.
  1. Acesse o menu
    Logística > Invoices
    .
  2. Clique em
    Adicionar
     .
  3. Selecione a
    área de negócio
     e informe o
    número
    da invoice.
    Se a numeração da invoice tiver sido configurada para ser automática, o campo
    Número
    estará desabilitado.
  4. Clique em
    Próximo
    .
  5. Preencha os campos de filtro com os dados dos
    processos
    dos itens que deseja incluir na invoice e clique em
    Filtrar
    .
  6. Na tabela de resultados, marque os
    itens de processo
    desejados.
    Para organizar a tabela, utilize os botões disponíveis
    Esconder Filtros
     ,
    Exibir Agrupador
     e
    Exibir/Esconder Colunas
     . Consulte o artigo sobre tabelas para obter mais detalhes sobre como usá-los.
  7. Clique em
    Próximo
    .
    Se algum dos itens marcados não cumprirem os pré-requisitos de criação de invoice (por exemplo, se a moeda dos processos forem diferentes), uma mensagem será exibida e não será possível concluir o wizard. Além disso, se o item selecionado possuir sugestão de Drawback Intermediário, os demais itens do processo também deverão ser incluídos na
    invoice
    .
  8. Informe as
    quantidades
    dos produtos que farão parte da invoice.
    • Se o produto possuir grade e/ou Drawback Intermediário, a
      quantidade
      desse produto não poderá ser alterada.
    • A
      quantidade
       da invoice não pode ser maior que o saldo do item no processo.
  9. Clique em
    Concluir
    .
A invoice estará cadastrada no
Export
.
important
Caso seja necessário, altere os campos da tela de edição da invoice e clique em
Salvar
. Se houver alguma inconsistência de dados, uma mensagem será exibida e não será possível salvar a invoice.
important
Para imprimir
relatórios
, adicionar
arquivos digitais
, consultar
log de alterações
, analisar
ocorrências
, gerar
segunda invoice
 e verificar
histórico de status
 da invoice, é necessário acessar o cadastro dessa invoice em modo de visualização e clicar nos botões localizados no cabeçalho da tela.

A partir de produto

note
O
tipo de cadastro
 da
entidade
"Fatura Comercial" da
área de negócio
 da invoice deve ser "
Produto
". Para confirmar essa configuração, acesse o menu
Cadastros > Configurações do Sistema > Definições do Sistema
 (aba
Definições
) da versão desktop do
Export
.
  1. Acesse o menu
    Logística > Invoices
    .
  2. Clique em
    Adicionar
    .
  3. Selecione a
    área de negócio
     e informe o
    número
    da invoice.
    Se a numeração da invoice tiver sido configurada para ser automática, o campo
    Número
    estará desabilitado.
  4. Clique em
    Próximo
    .
  5. Preencha os campos de filtro com os dados dos
    itens
    que deseja incluir na invoice e clique em
    Filtrar
    .
  6. Na tabela de resultados, marque os
    part numbers
    desejados.
    Para organizar a tabela, utilize os botões disponíveis
    Esconder Filtros
     ,
    Exibir Agrupador
     e
    Exibir/Esconder Colunas
     . Consulte o artigo sobre tabelas para obter mais detalhes sobre como usá-los.
  7. Clique em
    Próximo
    .
    Se algum dos part numbers marcados não cumprirem os pré-requisitos de criação de invoice, uma mensagem será exibida e não será possível concluir o wizard.
  8. Informe as
    quantidades
    dos produtos que farão parte da invoice.
  9. Clique em
    Concluir
    .
A invoice estará cadastrada no
Export
.
important
Caso seja necessário, altere os campos da tela de edição da invoice e clique em
Salvar
. Se houver alguma inconsistência de dados, uma mensagem será exibida e não será possível salvar a invoice.
important
Para imprimir
relatórios
, adicionar
arquivos digitais
, consultar
log de alterações
, analisar
ocorrências
, gerar
segunda invoice
 e verificar
histórico de status
 da invoice, é necessário acessar o cadastro dessa invoice em modo de visualização e clicar nos botões localizados no cabeçalho da tela.

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